商業英語電子郵件寫作 |如何撰寫商務電子郵件

工作上需要用英文寫郵件嗎？你並不孤單。台灣很多人每天都要寫英文郵件。但是，寫好一封商務英文郵件並非易事。你可能會擔心文法問題，也可能不知道該用哪些英文單字。或許你寫太多，或許你寫太少。.

好消息是：寫出更優質的英文郵件是一項可以學習的技能。你不需要擁有完美的英語，只需要掌握正確的格式、適當的表達方式以及一些簡單的規則。本指南將教你撰寫專業英文郵件所需的一切知識。無論你在天母區、士林區或台北市的任何地方工作，這些技巧都能幫助你在工作中更好地溝通。.

為什麼商業英語電子郵件如此重要？ (Why Are Business English Emails So important?)

在當今世界，電子郵件仍然是人們在工作中溝通的首選方式。根據… 英國文化協會, 電子郵件是全球最常見的商務溝通方式。即使有了LINE和Slack這樣的應用程序，電子郵件仍然是聯繫客戶、合作夥伴和經理最專業的方式。.

對台灣人來說，這一點至關重要。這裡很多公司都與國際夥伴合作。如果你從事貿易、科技、金融或任何全球化業務，你很可能每週都要寫英文郵件。一封寫得好的郵件能幫你贏得新客戶，而一封寫得不好的郵件可能會讓你錯失良機。.

以下是商業英語（Business English）電子郵件技能很重要的一些原因：

• 專業形象（專業形象） — 好的郵件會讓你看起來聰明且值得信賴。.
• 清楚溝通（Clear Communication） 清晰的電子郵件可以節省時間並防止錯誤。.
• 職業發展（職業發展） — 雇主重視英語寫作能力強的員工。.
• 國際合作（國際合作） — 好的電子郵件有助於與全球合作夥伴建立牢固的關係。.

無論您是在台北尋找英語補習班，還是想自學提高英語水平，了解電子郵件基礎知識都是您職業生涯中最有用的事情之一。.

中文電子郵件的基本架構（英文電子郵件的基本架構）

每一封優秀的英文郵件都遵循著清晰的結構。把它想像成蓋房子，你需要一個堅實的基礎。以下是每封商務英文郵件的五個主要部分：

1.主題行（主題行）

郵件主題是人們首先看到的內容，應該簡潔明了，用幾句話告訴讀者郵件的內容。.

好例子：

• 3月10日會議議程
• 發票 #2045 — 付款到期日為 3 月 15 日
• 後續跟進：產品樣品申請
• 關於新目錄的問題

反例：

• 你好（太模糊－太模糊了）
• 緊迫的！ ！ ！ ！ （太誇張——太戲劇化了）
• 沒有主題行（慣例不知道內容－讀者不知道它是關於什麼的）

2.問候語

問候語緊跟在郵件主題之後。在英文郵件中，我們總是以禮貌的問候語開頭。具體使用哪種問候語取決於你與對方的熟悉程度。.

正式（正式）：

• 陳先生：,
• 林女士：,
• 尊敬的招募經理：,

半正式（半正式）：

• 你好，大衛，,
• 早安，莎拉。,

非正式（非正式）：

• 嗨，約翰，,
• 嘿，團隊成員們，,

常見的錯誤是稱呼對方時只用「Dear」而不用姓氏。在商務英語中，「Dear」通常與「Mr./Ms. + 姓氏」連用。如果想表達更隨意一些，可以用「Hi」或「Hello」加上名字。.

3. 正文 (Body)

郵件正文是郵件的主要部分，務必保持簡潔明了、條理清晰。大多數商務郵件應包含 3-5 個簡短段落，每個段落應闡述一個要點。.

以下是一個對人體有用的公式：

1. 開場白 (Opening) — 你寫信的目的是什麼？ （「我寫信是想問…」）
2. 細節（詳細資訊） — 提供重要資訊。.
3. 行動要求（號召性用語） — 你希望讀者做什麼？ （「請問你能把…寄給我嗎？」）

4.結束語（結束語）

結尾是郵件末尾署名之前的內容。以下是一些常見的結尾語，依正式程度由高到低排列：

• 真摯地，, （最正式－最正式）
• 此致，, （正式－正式）
• 親切的問候，, （半正式－半正式）
• 最好的，, （不太正式－不太正式）
• 謝謝，, （比較隨意－休閒）

5.簽名檔（Signature）

您的電子郵件簽名應包含您的全名、職位、公司名稱和聯絡資訊。這有助於讀者了解您的身份以及如何與您聯繫。.

例子：

此致，,
王艾米
ABC貿易公司市場經理.
電話：02-2871-XXXX
電子郵件：amy.wang@abctrading.com

實用商業英語電子郵件範例 (Useful Business English Email Examples)

學習的最佳方法是看真實的例子。以下是四種你在工作中可能需要撰寫的常見商務英語電子郵件類型。.

範例一：自我介紹信（範例1：介紹電子郵件）

當你遇到新客戶或合作夥伴時，你可能需要發送一封介紹郵件。以下是一個簡單的模板：

主題：引言——艾米·王，ABC交易公司

尊敬的約翰遜先生：,

我叫王艾米，是台北ABC貿易公司的市場經理。我上週在台灣貿易展上得到了您的聯繫。.

我想進一步了解貴公司的產品。您下周有空接個簡短的電話嗎？

感謝您抽出時間。期待您的回覆。.

此致，,
王艾米

範例二：詢價信（範例2：詢價郵件）

在台灣，許多人因工作需要撰寫詢價信（詢價郵件）。這在國際貿易中非常普遍。以下是一個有用的例子：

主題：LED顯示器價格詢價

尊敬的銷售團隊：,

我寫信是為了詢問貴公司LED顯示器（型號X200）的價格。.

我們有意訂購500台。請問能否提供一份價格清單以及運往台灣台北的運輸方式資訊？

請告知預計送達時間。.

感謝您的協助。.

親切的問候，,
林大衛
XYZ公司採購部.

範例三：會議安排信（範例3：會議請求電子郵件）

主題：會議請求－第二季行銷計劃

嗨，莎拉，,

我想安排一次會議，討論一下我們第二季的行銷計劃。您3月12日星期四下午2點有空嗎？

會議大約需要30分鐘。您確認後，我會發送日曆邀請。.

請告訴我這個時間是否方便，或者您可以建議其他時間。.

最好的，,
王艾米

範例四：感謝信（例4：感謝信）

主題：感謝今天的會議

尊敬的約翰遜先生：,

感謝您今天抽空與我見面。我很高興了解您的新產品系列。.

正如我們之前討論的，我會在周五之前把產品目錄發給您。如有任何疑問，請隨時與我聯絡。.

我期待與您合作。.

真摯地，,
王艾米

常見錯誤與修改（常見錯誤以及如何修復）

許多台灣英語學習者在寫電子郵件時都會犯下同樣的錯誤。以下列舉了一些最常見的錯誤，並提供了相應的改正建議。避免這些錯誤會讓你的英文郵件寫得更好。.

錯誤一：太冗長（錯誤1：寫太多）

很多人寫很長的郵件是為了禮貌。但在英國商業文化中，簡潔才是王道。盡量將郵件控制在200字以內，直奔主題。.

❌ 太長了： “「我今天寫這封郵件是想請教您，如果您有時間，而且不太麻煩的話，能否考慮把我們上週二下午會議上討論的那份文件發給我。”

✅ 更好的： “請問您能否把我們週二討論的那份文件發給我？”

錯誤二：語氣太直接 (錯誤2：語氣太直接)

中文裡，直率是很正常的。但在英文郵件中，我們常使用比較委婉的語言。這並不意味著你軟弱，而是表示你禮貌。.

❌ 過於直接： “把報告發給我。”

✅ 有禮貌的： “請問您能把報告發給我嗎？”

❌ 過於直接： “你的發票有誤。”

✅ 有禮貌的： “我發現發票上有一處小小的出入，請您幫忙查一下好嗎？”

錯誤三：用錯誤問候語 (錯誤 3: 錯誤問候語)

不要只用名字稱呼對方，例如「Dear John」在商務英語中聽起來很奇怪。應以“Dear Mr. Smith”或“Hi John”代替。另外，除非你真的不知道收信人是誰，否則也盡量避免使用“Dear Sir/Madam”，這種說法聽起來非常老套。.

錯誤四：忘記校對（錯誤四：不校對）

發送郵件前務必先檢查一遍。檢查拼字錯誤、姓名錯誤和附件缺失。一個小小的錯誤就可能給人不好的印象。 劍橋字典電子郵件指南 是一個檢查語法和寫作風格的好工具。.

錯誤五：附件忘記附（錯誤5：忘記附件）

這種情況每個人都會遇到！你寫了“請查看附件”，但忘記添加附件了。點擊發送之前，請務必仔細檢查附件是否已新增。一個小技巧：先新增附件，然後再撰寫郵件正文。.

必學英文Email常用句型（必學英文Email片語）

以下是一些你應該記住的商務英語郵件常用短語。請將此清單放在辦公桌上方便查閱。這些短語都易於學習且非常實用。你可以每天練習這些英文單字和短語。.

開場白（開頭片語）

• “「我寫信詢問…」（我寫信詢問…）
• “「我正在寫關於…」（我寫信來關於…）
• “「我希望這封電子郵件能讓您滿意。」 （希望您一切安好。）
• “「謝謝你的電子郵件。」( 謝謝您的來信。)
• “「跟進我們的談話…」（接續我們的對話…）

請求（提出請求）

• “「能不能請你…？」 （可以請…嗎？）
• “「有沒有可能…？」 （是否可以…？）
• “「如果你能…我會很感激。」（如果你能…我會很感激。）
• “「你介意送我…嗎？」 （您介意寄給我…嗎？）

道歉（道歉）

• “「對於延誤，我深表歉意。」 （抱歉耽擱了。）
• “「抱歉給您帶來任何不便。」 （不方便之處見見諒。）
• “「對於造成的混亂，我深表歉意。」（對於造成的混亂感到抱歉。）

結尾（結束語）

• “「我期待您的回音。」(期待您的回覆。)
• “「如果您有任何疑問，請告訴我。」 （如有問題請告知。）
• “「感謝您的時間和考慮。」 （感謝您的時間和考慮。）
• “「請隨時與我聯絡。」 （請不要猶豫與我聯絡。）

中文電子郵件寫作的進階技巧（英文電子郵件寫作的高級技巧）

掌握基礎知識後，不妨試試這些進階技巧，讓你的郵件更上一層樓。這些都是專業人士在實際商務英語溝通中所使用的技巧。.

使用項目符號（使用項目符號）

當您有多個要點要分享時，請使用項目符號清單。這樣可以讓您的郵件更容易閱讀。許多人會快速瀏覽郵件，項目符號清單可以幫助他們快速找到關鍵資訊。.

例如：與其寫一大段文字描述你的需求，不如嘗試：

“「為了完成訂單，我需要以下資訊：
• 貴公司地址
• 優先交貨日期
• 付款方式”

注意語氣（注意語氣）

電子郵件沒有聲音，讀者聽不到你的語氣。所以你需要謹慎選擇措辭。使用「請」、「敬啟」和「會」等字眼會讓你的郵件聽起來既熱情又專業。避免全部使用大寫字母（這聽起來像是在喊叫）或過多的感嘆號（！！！）。.

了解文化差異（了解文化差異）

不同國家的電子郵件風格各不相同。美國人的風格通常比較友善隨意，英國人的風格則比較正式。日本和韓國的商務人士也經常使用非常正式的語言。當你寫信給其他國家的人時，盡量模仿他們的風格。這是成人英語學習的重要組成部分。.

例如，美國人可能會寫：「嘿，湯姆，只是想了解一下專案進度。」英國人可能會寫：「尊敬的史密斯先生，我想跟進專案時間表。」兩種寫法都正確，但風格不同。.

使用AI工具幫忙檢查（使用AI工具檢查您的電子郵件）

像是Grammarly和Gmail或Outlook內建的拼字檢查等工具可以幫助你發現錯誤。然而，這些工具並不完美。它們無法像真人老師那樣理解語境。因此，參加由真人老師授課的英語課程仍然是提高英語水平的最佳途徑。 天木18K英文, 我們的成人英語課程包括商務寫作練習，並有真正的老師提供回饋。.

如何每天練習英文電子郵件寫作（如何每天練習英語電子郵件寫作）

提升商務英語郵件寫作水平需要練習。以下是一些你可以每天做的簡單練習，以提升你的技能：

1. 閱讀英文電子郵件（閱讀英文電子郵件） — 注意觀察母語人士的寫作方式。留意他們使用的短語、開頭和結尾，以及電子郵件的長度。.
2. 學習新單字（學習新詞彙） 每週學習5-10個與商務相關的英文單字。把它們寫下來，並在下一封郵件中嘗試使用。.
3. 複製範例（Copy Examples） — 在線上尋找電子郵件模板，並練習用自己的語言改寫。 普渡大學線上寫作實驗室 有很多免費的例子可以學習。.
4. 請人幫忙看（請人留言） — 在發送重要郵件之前，請同事或老師幫忙閱讀一遍。多一雙眼睛總沒錯。.
5. 記錄常用句型 (Keep a Phrase Book) — 將常用的電子郵件短語儲存到手機備忘錄。需要寫郵件時，先查看你的備忘錄。.
6. 設定小目標（Set Small Target） — 嘗試每天寫一封練習郵件。不必很長，即使是50個字的郵件也算練習。.

如果您想要有回饋的結構化練習，請考慮參加商業英語課程。在 18K 英語, 我們為天母和士林地區的在職人士開設專門設計的課程。我們的老師會幫助您練習撰寫實際的電子郵件，並對您的作品提供個人化的回饋。.

工作面試與商業英語的關係 (工作面試與商務英語之間的連結)

在求職過程中，你的郵件溝通技巧也至關重要。你與公司的第一次聯繫通常是透過電子郵件。一封精心撰寫的求職信郵件能幫助你獲得面試機會，而一封草率的郵件則可能直接將你的申請拒之門外。.

申請工作時，請記住以下幾點：

• 請使用專業的郵件主題：“申請市場經理職位——Amy Wang”
• 郵件正文請盡量簡短，最多三段。
• 以PDF文件格式附上您的履歷和求職信
• 請仔細檢查公司名稱和招募經理的姓名。
• 請使用專業的電子郵件地址，不要使用像 coolboy99@yahoo.com 這樣的地址。

如果您正在準備求職面試，請查看我們的指南。 中文面試（英文工作面試）問題、解答和技巧 如需更多協助。.

在天母和士林學商業英語（在天母和士林學習商業英語）

如果你在天母或士林附近生活或工作，你就有很大的優勢。 18K英語是一所本地英語補習班（英語學校），專注於成人英語（Adult English）和商業英語（Business English）。我們的課程專為想要快速提升英語技能的忙碌專業人士而設計。.

以下是就讀本地學校與自學的不同之處：

• 真人老師（真正的老師） — 你可以獲得寫作方面的即時回饋，而不僅僅是電腦檢查。.
• 小班制（小班） — 更多練習和提問的機會。.
• 實用教材（Practical Materials） — 我們使用真實的商業電子郵件，而不是教科書上的例子。.
• 彈性時間（彈性時間表） — 為在職人士設計的課程，提供晚間和週末課程選擇。.
• 本地社區（Local Community） — 認識天母和士林的其他專業人士，他們也在提升英語能力。.

無論你是英語零基礎還是已經具備中級水平，你的商務英語寫作總有提升空間。最重要的是現在就開始練習。你寫的每一封郵件都是一次進步的機會。.

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