工作英文電子郵件必備句型 | Essential Email Phrases for Work

在現代職場中，掌握工作英文電子郵件寫作是每位台灣上班族必備的技能。無論是與外商主管溝通、回覆海外客戶詢價，還是發送會議邀請給國際同事，一封用字精準、語氣得宜的英文 email 往往能決定對方對你的第一印象。本文整理了職場上最常用的英文電子郵件句型，從開頭問候到結尾簽名，幫助你立刻套用、快速提升你的辦公室英文寫作能力。

研究顯示，職場工作者平均每天花費 2.5 小時處理電子郵件。^[1] 然而，許多台灣上班族反映，寫英文 email 是讓他們最感到焦慮的工作任務之一——怕用詞不對、怕語氣太硬、怕被誤解。其實，只要掌握幾個核心句型，formal email writing 並不難。

掌握正式英文電子郵件寫作，提升職場競爭力。

為什麼工作英文電子郵件這麼重要？[Why Work Email English Matters]

台灣在全球供應鏈中扮演重要角色，許多企業每天都需要與美國、歐洲、日本等地的客戶或夥伴往來。一封語意清晰的英文 email 能：

• 建立專業形象，讓對方對你留下好印象
• 減少溝通誤解，避免因語氣不當造成不必要的摩擦
• 提高回覆率——語氣禮貌、結構清楚的郵件更容易獲得回應
• 加速業務推進，用正確的商業英文表達需求或請求

根據 Grammarly 的調查，85% 的商業人士認為，良好的書面溝通能力直接影響職涯發展。^[2] 讓我們從基礎開始，掌握每個部分的必備句型。

主旨行寫法 [How to Write a Strong Subject Line]

清楚的主旨行能讓收件人快速了解郵件目的。

主旨行（Subject Line）是決定對方是否開啟郵件的第一關。好的主旨行要簡短、具體、直接說明目的。以下是常用的格式：

情境	英文主旨範例	發音提示
請求行動	Action Required: [Topic] by [Date]	“Required” 念 /rɪˈkwaɪrd/
跟進追蹤	Follow-up: [Meeting/Project Name]	“Follow-up” 中的 “up” 要輕讀
分享資訊	FYI: [Topic] Update	FYI = For Your Information，常見縮寫
發送邀請	Invitation: Q3 Review Meeting – [Date]	“Invitation” 念 /ˌɪnvɪˈteɪʃən/
緊急事項	Urgent: [Issue] Needs Immediate Attention	“Urgent” 念 /ˈɜːrdʒənt/，別念成 “urgent”

常見錯誤： 許多台灣上班族會把主旨寫得太模糊，例如只寫 “Hello” 或 “A question”。這樣的主旨無法讓收件人判斷優先順序，容易被忽略。永遠要讓主旨清楚傳達郵件的核心目的。

工作英文開頭問候語 [Email Opening Greetings in English]

正確的開頭問候語能立刻展現你的專業度。

開頭問候語設定了整封郵件的語氣。選錯稱謂或問候語，可能讓對方感覺你不夠專業或過於隨便。以下依照正式程度排列：

正式問候語 [Formal Greetings]

• Dear Mr. / Ms. [Last Name], — 最傳統的正式開頭，適合初次聯繫或不熟悉的對象

  📣 發音：Mr. = /ˈmɪstər/；Ms. = /mɪz/（注意：不是 Mrs.！商業場合對女性統一用 Ms.）

• Dear [First Name], — 已有一定往來關係時使用，比 Dear Mr./Ms. 更友善
• To Whom It May Concern, — 不知道收件人姓名時使用，非常正式但略顯過時

  💡 建議：能找到對方姓名就用姓名，別依賴這句話

• Dear Hiring Manager, — 申請工作時，若不知道主管姓名時使用

半正式問候語 [Semi-Formal Greetings]

• Hello [First Name], — 現代職場最常見，既禮貌又不過於拘謹
• Hi [First Name], — 與熟悉同事或有往來的客戶使用
• Good morning / Good afternoon, — 注意時區！寫給跨國同事時要確認對方所在地的時間

台灣上班族常見錯誤： 直接翻譯中文習慣，寫 “Hello dear” 或 “Dear Friend”——這在英文職場語境中非常不自然。英文中 “dear” 後面一定要接稱謂或姓名，不能單獨使用。

郵件開頭說明目的 [Stating Your Email’s Purpose]

清楚說明郵件目的，讓對方快速掌握重點。

打完招呼後，第一句話就要讓對方知道你為什麼寫這封信。以下是最常用的開場句型：

目的	英文句型	中文說明
詢問資訊	I am writing to inquire about…	我寫信是為了詢問關於…
跟進上次討論	I am following up on our conversation regarding…	我是針對我們之前關於…的對話做跟進
回覆對方	Thank you for your email regarding…	感謝您關於…的來信
附件說明	Please find attached [document name] for your review.	請查閱附件中的[文件名稱]
提出請求	I would like to request…	我想要請求…
確認細節	I am writing to confirm the details of…	我寫信是為了確認…的細節

如果你在 18K English 上還沒看過我們的 英文文法完整指南，建議先奠定語法基礎，再套用這些句型，效果會更好。

表達請求與要求 [Making Requests Politely]

英文商業郵件中，請求事項的語氣非常重要。太直接容易顯得無禮，太繞圈子又讓人看不懂。掌握以下句型，讓你的請求既清楚又有禮：

有禮的請求句型 [Polite Request Phrases]

• Could you please [action]? — 最萬用的客氣請求句

  例：Could you please send me the updated report by Friday?

• I would appreciate it if you could… — 更正式，表達感謝在先

  例：I would appreciate it if you could review the proposal before our meeting.

• Would it be possible to…? — 詢問可行性，給對方選擇空間

  例：Would it be possible to reschedule our call to next week?

• Please let me know if… — 詢問意見或確認

  例：Please let me know if you need any additional information.

• I kindly ask that you… — 書面語，較正式場合使用

截止日期相關句型

• Could you please provide this by [date/time]?
• I would need this by [date] at the latest.
• This is urgent – please respond at your earliest convenience.

  📣 “at your earliest convenience” 念作 /æt jɔːr ˈɜːrliɪst kənˈviːniəns/，意思是「在你方便時盡快」

回覆與確認 [Replying and Confirming]

適當的回覆句型能讓業務溝通更順暢。

收到對方的郵件後，你需要確認收悉、回應問題，或說明你的立場。以下是常用的回覆句型：

確認收到 [Acknowledging Receipt]

• Thank you for your prompt reply. — 感謝對方迅速回覆
• I confirm receipt of your email dated [date]. — 正式確認收到
• I have received your message and will get back to you shortly. — 先確認收到，再告知稍後回覆
• Thank you for bringing this to my attention. — 感謝對方提醒（適合問題反映類郵件）

表示同意 [Showing Agreement]

• I agree with your proposal.
• That sounds good to me. — 較非正式，適合熟識的同事
• I am happy to proceed on this basis. — 同意並表示準備推進
• Confirmed. We will move forward as discussed.

委婉拒絕 [Declining Politely]

• Thank you for the invitation. Unfortunately, I will not be able to attend.
• I regret to inform you that we are unable to proceed with this request at this time.
• After careful consideration, we have decided not to…

💡 台灣商業英文小提醒：說「不」時要給理由，或提供替代方案，這在英文文化中是基本禮貌。直接說 “No” 而不解釋，會讓對方感到困惑甚至不悅。

YouTube 學習推薦：英文商業電子郵件教學

除了文字教學，觀看母語人士示範郵件寫法是提升辦公室英文最快的方式之一。以下這支影片涵蓋了 21 個正式商業電子郵件常用句，非常實用：

道歉與延遲說明 [Apologizing and Explaining Delays]

職場難免有延誤或失誤。用正確的英文句型道歉，能維護你的專業形象，並讓對方知道你重視這段關係：

• I apologize for the delay in responding. — 對遲回信道歉（最常用！）
• I am sorry for any inconvenience this may have caused. — 為造成不便致歉
• Please accept my sincere apologies for [issue]. — 更正式的道歉用語
• I regret that I was unable to [action] as planned.
• Thank you for your patience. — 感謝對方耐心等待（常接在道歉之後）

  📣 “patience” 念 /ˈpeɪʃəns/，注意不要念成 “patients”（病人）

高頻錯誤警告： 很多台灣上班族說 “Sorry for late reply” — 這是不完整的英文！正確說法是 “Sorry for the late reply” 或更正式的 “I apologize for the delayed response.”

結尾句型與簽名 [Email Closings and Sign-offs]

正確的結尾語句能讓郵件畫下完美句點。

結尾語氣要和開頭保持一致——正式的開頭配正式的結尾，輕鬆的開頭配輕鬆的結尾。

結尾前的過渡句

• Please do not hesitate to contact me if you have any questions. — 最萬用結尾句，幾乎任何郵件都適用
• I look forward to hearing from you. — 期待回覆

  📣 “look forward to” 後面要接名詞或動名詞（-ing），不能說 “look forward to hear”

• I look forward to our continued collaboration. — 期待繼續合作
• Please feel free to reach out should you need anything further.
• Thank you for your time and consideration. — 感謝對方撥冗

Sign-off 簽名語 [Formal to Informal]

語氣程度	英文	適用場合
非常正式	Yours sincerely,	知道收件人姓名時使用（搭配 Dear Mr./Ms.）
非常正式	Yours faithfully,	不知道收件人姓名時（搭配 To Whom It May Concern）
正式	Best regards,	最常見的商業郵件結尾，安全萬用
半正式	Kind regards,	略比 Best regards 溫暖，現代職場常用
半正式	With best wishes,	有往來關係的客戶或夥伴
輕鬆	Thanks,	熟識的同事，或請求協助後的感謝
輕鬆	Cheers,	英式英文常見，較非正式

常見工作英文電子郵件錯誤 [Common Mistakes to Avoid]

避免這些常見錯誤，讓你的英文郵件更加專業。

在協助台灣上班族提升商業英文的過程中，我們整理出以下最常見的錯誤：

1. “Please kindly…” — 重複客氣
   “Please” 和 “kindly” 都是客氣詞，不需要同時使用。選一個就好：用 “Please do X” 或 “Kindly note that…” 即可。
2. “As per” 濫用
   “As per your request” 聽起來非常生硬過時。現代商業英文更常說 “As you requested” 或 “In response to your request”。
3. 過度使用 “I” 開頭
   連續多句都以 “I” 開頭會讓郵件顯得自我中心。嘗試重組句子：把 “I have attached…” 改成 “Attached is…” 或 “Please find attached…”。
4. 混淆 “Reply” 和 “Reply All”
   這雖然不是文法問題，但是職場大忌。在台灣外商環境中，誤按 Reply All 寄出私人意見是常見的職場尷尬。寄出前永遠確認收件人名單。
5. 把 “Thanks” 放在開頭
   “Thanks for your help” 應該放在結尾或獨立成一句，不是開頭問候語的替代品。開頭還是要用 “Dear…” 或 “Hello…”。
6. 忘記主旨行
   沒有主旨的郵件會讓收件人不知道優先程度，也很難日後搜尋。永遠填寫主旨行。

完整工作英文電子郵件範例 [Sample Work Email Templates]

參考這些範本，讓你的英文郵件快速上手。

範例一：詢價郵件

Subject: Inquiry: Product Pricing and Availability – Q3 Order

Dear Ms. Chen,

I am writing to inquire about the pricing and availability of your Model X300 units for our Q3 purchase order.

Could you please provide a quotation for 500 units, including shipping costs to Taipei? Additionally, could you let us know the estimated lead time?

I would appreciate a response by end of this week so we can finalize our budget planning.

Thank you in advance for your assistance.

Best regards,
Kevin Lin
Procurement Manager, ABC Technology Co., Ltd.

範例二：延遲通知郵件

Subject: Update: Delayed Delivery – Order #TW-2026-0312

Dear Mr. Roberts,

I am writing to inform you of an unexpected delay in the delivery of your order #TW-2026-0312.

Due to a production issue at our facility, the shipment will now arrive on April 15 instead of April 8. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.

We are working to minimize the delay and will keep you updated. Please do not hesitate to contact me if you have any questions.

Thank you for your patience and understanding.

Kind regards,
Amy Wang
Customer Service Representative

想進一步提升英文詞彙量，讓你的郵件用字更精準豐富？可以參考我們的 英文單字記憶法完全指南，學習如何有效記憶商業英文詞彙。

進階商務英文情境應用 [Advanced Business Email Scenarios]

掌握進階商務英文情境，讓你在複雜的國際商務環境中游刃有餘。

除了基礎句型，真實的商務環境還會遇到更複雜的溝通情況。以下針對台灣上班族最常遇到的進階情境，提供實用的句型和策略：

處理客戶抱怨 [Handling Customer Complaints]

客戶不滿時，用詞選擇直接影響關係維護。避免防禦性語言，專注於解決方案：

• “I understand your frustration, and I sincerely apologize for the inconvenience.” — 先同理再道歉
• “Let me look into this matter immediately and get back to you within 24 hours.” — 具體時間承諾
• “To ensure this doesn’t happen again, we have implemented the following changes…” — 說明改善措施
• “As a gesture of goodwill, we would like to offer…” — 提供補償時的正式表達

跨文化溝通注意事項 [Cross-Cultural Communication Tips]

與不同文化背景的同事合作時，語言的細微差異可能造成誤解。台灣商務人士特別需要注意：

與美國同事：美式英文偏好直接表達。”Could you possibly…” 可以簡化為 “Could you please…” 避免過度客套顯得不夠有效率。

與英國同事：英式英文更重視禮貌用語。”I wonder if you might consider…” 或 “If it’s not too much trouble…” 這類表達更受歡迎。

與日本客戶：即使用英文溝通，也要保持高度正式性。多用 “Thank you for your understanding” 和 “Please accept our sincere gratitude” 等表達尊重的句型。

會議後續與決議確認 [Meeting Follow-ups and Decision Confirmation]

國際會議後，及時發送總結郵件確保所有參與者理解一致：

• “Thank you for participating in today’s meeting. Here’s a summary of the key points discussed…”
• “Based on our discussion, the agreed action items are as follows…”
• “Please confirm if I have captured everything accurately, or let me know if any adjustments are needed.”
• “The next steps we discussed are: [numbered list with deadlines and responsible parties]”

這類郵件不只是記錄，更是確保專案順利推進的管理工具。在台灣的國際公司環境中，能夠撰寫清晰的會議摘要常常是升職考慮的重要因素。

談判與價格協商用語 [Negotiation and Price Discussion Language]

商務談判需要既堅定又禮貌的語調：

• “We appreciate your proposal, however, our budget constraints require us to explore alternative options.”
• “Would there be any flexibility in the pricing structure if we increased the order volume?”
• “We value our partnership and hope we can find a mutually beneficial solution.”
• “Let me discuss this internally and get back to you with our final decision by [date].”

記住：在英文商務溝通中，「NO」很少直接說出口。學會用委婉但明確的方式表達立場，是專業溝通的關鍵技能。

遠距工作英文溝通技巧 [Remote Work Communication Skills]

後疫情時代，遠距工作成為常態。視訊會議、即時通訊、異步協作都需要不同的英文溝通策略：

視訊會議開場：

• “Can everyone see and hear me clearly?” — 會議開始的技術確認
• “Let me share my screen and walk you through the presentation.” — 螢幕分享說明
• “Please feel free to interrupt with questions as we go along.” — 鼓勵互動參與
• “Due to the time zone differences, I’ll send a recording to those who couldn’t join.” — 考慮時差問題

數位協作溝通：

• “I’ve updated the shared document with my comments highlighted in blue.” — 文件協作說明
• “The deadline is approaching fast — could we have a quick sync call to align?” — 提議同步討論
• “I’m working in a different time zone this week, so please expect delayed responses.” — 時差溝通預期設定
• “Please tag me in urgent matters so I don’t miss them in the channel.” — 即時通訊使用指南

危機處理與緊急溝通 [Crisis Communication and Urgent Matters]

當發生緊急情況時，清晰、冷靜的英文溝通能有效控制局面：

系統故障通報：

Subject: URGENT: System Outage Affecting Customer Portal

Team,

We are experiencing a critical system outage affecting our customer portal as of 14:30 Taiwan time. Our IT team is investigating the issue and implementing emergency protocols.

Immediate Actions:
• All customer inquiries should be redirected to the backup support line
• Sales team: Please notify existing clients about the temporary service disruption
• Marketing: Hold all promotional campaigns until further notice

I will provide hourly updates until the issue is resolved. Next update: 15:30.

Thank you for your immediate attention to this matter.

這類緊急通知的關鍵是：標題明確、時間具體、行動清晰、更新頻率承諾。在國際公司環境中，能夠在危機時刻發出清晰指令的員工，往往被視為領導潛力股。

工作英文電子郵件快速參考表 [Quick Reference Summary]

郵件部分	推薦句型
主旨行	Action Required / Follow-up / FYI / Invitation / Urgent
正式開頭	Dear Mr./Ms. [Last Name], / Dear [First Name],
說明目的	I am writing to inquire about / I am following up on / Please find attached
提出請求	Could you please / I would appreciate it if / Would it be possible to
道歉	I apologize for the delay / Please accept my sincere apologies / Thank you for your patience
結尾句	Please do not hesitate to contact me / I look forward to hearing from you
Sign-off	Best regards / Kind regards / Yours sincerely / Thanks

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從今天開始，把這些句型存在手邊，每次寫英文郵件時對照套用。熟能生巧——寫個 10-20 封之後，這些句型就會變成你的第二本能，工作英文將不再是你的弱點，而是你的職場利器。

Sources

1. McKinsey Global Institute – The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies — 報告指出知識工作者每週花費 28% 的工作時間在電子郵件上
2. Grammarly – The State of Business Communication Report — 調查商業書面溝通能力對職涯發展的影響
3. Harvard Business Review – Stop Saying “Please Find Attached” — 分析商業電子郵件中過時用語及現代替代表達