商務溝通技巧：台灣必備指南 | 商業溝通技巧

專業英語電子郵件格式的 6 部分 (英文信件格式)

用英語撰寫專業電子郵件需要的不僅是詞彙量，還需要清晰的表達。 英文電子郵件格式 （英文信件格式）方便讀者快速瀏覽並有效率回覆。無論您是聯繫海外客戶、申請職位，還是協調跨部門項目，電子郵件的結構與您選擇的措辭同樣重要。本指南將詳細講解格式良好的英文電子郵件的每個部分，從主題行到簽名，幫助您撰寫出專業且效果顯著的郵件。.

清晰的英文電子郵件格式始於一個吸引人的主題和正確的結構。.

如何撰寫有效的主題行（主題行）

郵件主題是收件者首先看到的內容，它奠定了整封郵件的基調。一個精心撰寫的、恰當的主題行至關重要。 電子郵件格式 通常為 6 到 10 個字。它應該包含一個具體的行動詞，並提供足夠的上下文信息，以便讀者無需打開郵件即可判斷其優先級。.

優秀的郵件主題範例：

• 會議請求： “第二季預算審查—3月28日會議請求”
• 後續： “後續：供應商合約討論”
• 資訊請求： “請求更新產品目錄”
• 專案最新進度： “Alpha計畫——第二階段時間表更新”

避免使用「你好」、「問題」或「重要」等模糊的主題。這些主題會增加郵件被淹沒或被標記為垃圾郵件的幾率。此外，請避免使用全部大寫字母和過多的標點符號（例如！！！），這在任何商務場合都顯得不夠專業。.

選擇適當的問候語會為整封英文郵件定調。.

電子郵件問候語格式：正式與休閒（信件來源）

你的問候語直接顯示了你們之間的關係和正式程度。以下是一些最常見問候語的簡要介紹。 電子郵件問候語格式 專業英語信函中常用的選項：

正式問候 （首次接觸對象、高階主管、客戶）：

• “尊敬的[姓氏]先生/女士”，——這是給陌生收件人最穩當的選擇
• “尊敬的[姓氏]博士”，—當收件人擁有博士學位時
• “尊敬的招聘經理”，——用於沒有聯絡人姓名的求職申請。
• “親愛的[全名]”，—當您不確定收件人的性別時

半正式問候語 （已建立的工作關係）：

• “你好，[名字]，”
• “早安/下午好，[名字]”，”

非正式問候 （關係密切的同事、內部團隊）：

• “你好，[名字]，”
• “嘿，[名字]”，——僅對經常聊天的親密同事使用。

台灣職場人士常犯的一個錯誤是過度問候－明明知道對方的名字，卻仍以「尊敬的先生/女士」開頭。問候方式應該與實際關係相符，而不是僅僅出於「安全感」。“

專業電子郵件中常用的開場白

問候之後，你的開場白應該會達到以下三個目的之一：提供背景資訊、表示禮貌或表明你的目的。最好的開場白是… 專業電子郵件撰寫 省略冗餘訊息，兩句話就直奔主題。.

介紹背景資訊的開場白：

• “接著我們週二會議上的談話…”
• “正如上週電話會議中所討論的，我已發送修訂後的時間表。”
• “感謝您對合約條款的快速回應。”

目標明確的開場白：

• “我寫信是為了確認我們定於4月3日下午2點（東京時間）舉行的會議。”
• “我想申請訪問共享項目資料夾。”
• “這封郵件概述了第二季末之前需要完成的三項交付成果。”

給每天都聯絡的人寄電子郵件時，請避免使用「希望你一切都好」之類的通用開頭語——這會浪費對方的時間。最好把這句話留給初次聯繫或久未聯繫後發送的郵件。.

條理清晰的正文段落使你的英文郵件格式更容易瀏覽。.

建構電子郵件正文 (郵件正文結構)

郵件正文是… 英文電子郵件格式 這一點至關重要。即使語法完美，結構混亂的主體部分也會讓讀者感到困惑，並延遲回應。請遵循以下三部分主體結構：

第一段－目的： 請用一兩句話說明您來信的目的。務必簡潔明了。例如：“我聯絡您是為了安排一個30分鐘的電話會議，以便審核更新後的供應商合約。”

第二段－詳情： 提供必要的背景資訊或佐證資訊。三項或三項以上內容請使用項目符號列出，每項不超過20字。.

第三段－需要採取的行動： 正文結尾要發出清晰的行動號召（行動要求）。明確告訴讀者你需要什麼以及截止日期。例如：“您能否在3月28日星期五之前確認您有空？”

正文格式提示：

• 每段不超過4句。
• 關鍵日期、姓名或行動事項請使用粗體。
• 為了提高可讀性，段落之間應添加空白行。
• 避免使用大段文字－將內容分成易於瀏覽的小塊。
• 每封郵件只包含一個主要主題。

專業的電子郵件結束語和結束語（結尾用語）

郵件結尾的署名反映了您的專業素養以及與讀者的關係。.

結尾語和 電子郵件結束 選擇哪種方式取決於正式程度和場合。以下是依正式程度由高到低排列的指南：

正式結束：

• “「此致敬禮」－非常適合初次聯繫、求職申請和正式請求。
• “「謹致敬意」－寫信給高階領導時適用。
• “「Yours faithfully」－這是英國英語中不知道收件人姓名時的常用表達。

標準專業成交流程：

• “「致以最誠摯的問候」－這是最通用、最廣為接受的表達方式。
• “「此致敬禮」－語氣稍顯溫暖，適合長期交往。
• “「謝謝。」——當你提出請求時，這句話很有效。

隨意結束：

• “「最佳」－簡短且同事間都能接受。
• “謝謝”，——簡潔友好的內部郵件表達方式
• “「Cheers」－在英國和澳洲的工作場所很常見

在寫信給台灣的商業聯絡人時，「此致敬禮」是最穩當的預設用語。它在大多數情況下都能恰到好處地兼顧專業和親切感。.

電子郵件簽名區塊格式（簽名檔格式）

精心設計的簽名欄使專業的英文電子郵件格式更加完善。.

您的簽名欄就像每封電子郵件底部的名片。格式正確的簽名欄 商務電子郵件結構 始終包含以下要素：

• 姓名 ——如您的名片上所示
• 職稱 —— 盡量簡潔
• 公司名稱
• 電話號碼 — 國際聯繫時請包含國家代碼（例如台灣地區使用+886）
• 電子郵件
• 公司網站 （選修的）
• LinkedIn個人資料 （選修的）

簽名區塊範例：

Sarah Chen，市場經理 | Vertex Solutions，+886-2-2345-6789 | sarah.chen@vertexsolutions.com，www.vertexsolutions.com

簽名請控制在六行以內。避免使用圖片、引用或多種字體顏色——這些都會使郵件顯得雜亂，並可能觸發垃圾郵件過濾器。對於與關係密切的同事之間的內部郵件，只需寫上名字即可。.

5 個常見的英文電子郵件格式錯誤 (CommonError)

避免這 5 個錯誤，就能立即提升你的英文郵件格式。.

在審查了數百封來自台灣職場的專業電子郵件後，我們發現以下五種格式錯誤最為常見：

1. 沒有明確的主題 — 空白或模糊的主題，例如“您好”，會迫使收件人打開並閱讀整封電子郵件，然後才能決定其優先級。.
2. 缺少行動號召 — 描述情況但從未說明讀者下一步該做什麼的郵件。務必在結尾提出具體要求並設定截止日期。.
3. 巨型文字區塊 — 段落長度超過5句話且沒有換行。使用短段落、項目符號和留白來提高可讀性。.
4. 正式程度錯誤 ——給已經寄過五十封郵件的同事使用“尊敬的先生/女士”，或給CEO使用“嘿”。語氣要與關係相符。.
5. 不必要的道歉 — 在無需真正道歉的情況下，以「打擾了」或「抱歉回覆晚了」開頭發送郵件。在西方商業文化中，過度道歉會損害你的信譽。.

完整的英文電子郵件格式範本（完整本）

您可以以此範本作為撰寫任何專業英文電子郵件的起點。.

以下是完整版 英文電子郵件格式 您可以將此範本套用到大多數專業場合：

主題：專案更新 — 第二季度行銷活動時間表 尊敬的約翰遜女士： 感謝您昨天分享的修訂預算數據。我已與團隊審核過，在最終確定第二季度行銷計劃之前，還有一些問題需要確認。具體來說，我想確認以下幾點： • 數位廣告的預算分配情況 • 社群媒體推廣的時間表 • 自由設計師的合約是否已獲批准 我們能否安排在本週四或週五進行一次20分鐘的通話，討論這些問題？我的通話時間為上午10:00至下午3:00（北京時間/GMT+8）。 感謝您的時間，期待您的回覆。 此致 敬禮 大衛林 計畫協調員 | Bright Wave Marketing +886-2-8765-4321 | david.lin@brightwavemarketing.com

請注意每個部分（主題行、頭銜、開頭、正文、結尾、簽名）是如何邏輯清晰、簡潔明了的。主題行概括了內容，開頭提供了背景訊息，正文使用項目符號使內容更加清晰，結尾則包含明確的行動號召和截止日期。.

想要了解更多關於電子郵件短語和詞彙的技巧，請查看我們的指南。 商務英語電子郵件常用語. 如果您正在努力提升更廣泛的溝通技巧，我們的 商務英語技能指南 涵蓋演示、會議和談判。.

來源

• 事實上——如何撰寫正式電子郵件
• 博伊西州立大學寫作中心—專業電子郵件指南
• EF英文直播課程－五步驟教你寫出專業的電子郵件