Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Hướng dẫn cần thiết cho Đài Loan | 商業溝通技巧

6 phần của định dạng email tiếng Anh chuyên nghiệp (英文信件格式)

Viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh không chỉ đòi hỏi vốn từ vựng phong phú mà còn cần sự mạch lạc. Định dạng email tiếng Anh (Định dạng email tiếng Anh) giúp người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin và phản hồi hiệu quả. Cho dù bạn đang liên hệ với khách hàng ở nước ngoài, ứng tuyển vào một vị trí, hay điều phối một dự án liên phòng ban, cấu trúc email của bạn cũng quan trọng không kém gì những từ ngữ bạn chọn. Hướng dẫn này sẽ phân tích từng phần của một email tiếng Anh được định dạng tốt, từ dòng tiêu đề đến phần chữ ký, để bạn có thể viết những tin nhắn trông chuyên nghiệp và đạt được kết quả.

Một email tiếng Anh rõ ràng bắt đầu từ tiêu đề mạnh mẽ và cấu trúc hợp lý.

Cách viết một dòng chủ đề hiệu quả (主旨行)

Tiêu đề thư là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy và nó quyết định nội dung toàn bộ tin nhắn của bạn. Một tiêu đề thư được soạn thảo tốt và chính xác sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ. định dạng email Thông thường, phần này gồm từ 6 đến 10 từ. Nó nên bao gồm một từ chỉ hành động cụ thể và đủ ngữ cảnh để người đọc có thể ưu tiên email này mà không cần mở nó ra.

Ví dụ về tiêu đề email ấn tượng:

• Yêu cầu họp: “Yêu cầu họp xem xét ngân sách quý 2 vào ngày 28 tháng 3”
• Theo dõi: “Theo dõi: Thảo luận hợp đồng với nhà cung cấp”
• Yêu cầu thông tin: “Yêu cầu cập nhật danh mục sản phẩm”
• Cập nhật dự án: “Dự án Alpha — Cập nhật tiến độ giai đoạn 2”

Tránh những tiêu đề chung chung như “Xin chào,” “Câu hỏi,” hoặc “Quan trọng.” Những tiêu đề này làm tăng khả năng email của bạn bị trôi xuống cuối trang hoặc bị đánh dấu là thư rác. Ngoài ra, hãy tránh viết HOA TOÀN BỘ và sử dụng quá nhiều dấu câu (!!!), vì điều này trông thiếu chuyên nghiệp trong bất kỳ bối cảnh kinh doanh nào.

Việc lựa chọn lời chào phù hợp sẽ tạo nên ấn tượng cho toàn bộ email tiếng Anh của bạn.

Định dạng lời chào qua email: Trang trọng và thông thường (信件開頭)

Lời chào của bạn ngay lập tức thể hiện mối quan hệ và mức độ trang trọng. Dưới đây là tóm tắt nhanh về những lời chào phổ biến nhất. định dạng lời chào email Các tùy chọn được sử dụng trong thư từ chuyên nghiệp bằng tiếng Anh:

Lời chào trang trọng (lần tiếp xúc đầu tiên, các nhà quản lý cấp cao, khách hàng):

• “Kính gửi ông/bà [Họ],” — lựa chọn an toàn nhất đối với người nhận không quen biết.
• “Kính gửi Tiến sĩ [Họ],” — khi người nhận có bằng tiến sĩ.
• “Kính gửi người quản lý tuyển dụng,” — dành cho các đơn xin việc không ghi rõ tên người liên hệ.
• “Kính gửi [Họ và tên],” — khi bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận.

Lời chào bán trang trọng (đã thiết lập mối quan hệ làm việc):

• “Chào [Tên],”
• “Chào buổi sáng/buổi chiều, [Tên],”

Lời chào hỏi thông thường (đồng nghiệp thân thiết, nhóm nội bộ):

• “Chào [Tên],”
• “Chào [Tên],” — chỉ dùng cho những đồng nghiệp thân thiết mà bạn thường xuyên trò chuyện.

Một lỗi thường gặp của giới chuyên nghiệp Đài Loan (台灣職場人士常見錯誤) là chào hỏi quá mức – bắt đầu bằng “Kính thưa ông/bà” khi bạn đã biết tên người đó. Hãy chào hỏi sao cho phù hợp với mối quan hệ thực tế, chứ không phải theo cảm giác “an toàn”.”

Những câu mở đầu hiệu quả trong email chuyên nghiệp

Sau lời chào, câu mở đầu của bạn nên thực hiện một trong ba điều sau: cung cấp bối cảnh, thể hiện sự lịch sự hoặc nêu rõ mục đích của bạn. Câu hay nhất viết email chuyên nghiệp Bài viết lược bỏ những từ ngữ thừa thãi và đi thẳng vào vấn đề chỉ trong hai câu.

Lời mở đầu nhằm thiết lập bối cảnh:

• “Tiếp nối cuộc thảo luận của chúng ta từ cuộc họp hôm thứ Ba…”
• “Như đã thảo luận trong cuộc gọi tuần trước, tôi xin gửi lại lịch trình đã được sửa đổi.”
• “"Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng về các điều khoản hợp đồng."”

Lời mở đầu có mục đích:

• “Tôi viết thư này để xác nhận cuộc gặp của chúng ta đã được lên lịch vào ngày 3 tháng 4 lúc 2 giờ chiều (giờ TST).”
• “Tôi muốn yêu cầu quyền truy cập vào thư mục dự án dùng chung.”
• “Email này nêu rõ ba nhiệm vụ cần hoàn thành trước khi kết thúc quý 2.”

Hãy bỏ qua những lời mở đầu chung chung như “Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe” khi gửi email cho người mà bạn tương tác hàng ngày — điều đó chỉ làm lãng phí thời gian của họ. Chỉ nên dùng cụm từ đó cho lần liên lạc đầu tiên hoặc những tin nhắn được gửi sau một thời gian dài không liên lạc.

Các đoạn văn được sắp xếp hợp lý giúp định dạng email tiếng Anh của bạn dễ đọc lướt qua.

Cấu trúc nội dung email (郵件正文結構)

Phần nội dung email là nơi chứa... Định dạng email tiếng Anh Điều này thực sự rất quan trọng. Một đoạn văn bản được cấu trúc kém — ngay cả khi ngữ pháp hoàn hảo — cũng sẽ gây khó hiểu cho người đọc và làm chậm phản hồi. Hãy tuân theo cấu trúc ba phần của đoạn văn bản sau:

Đoạn 1 — Mục đích: Hãy nêu rõ lý do bạn viết thư trong 1-2 câu. Viết ngắn gọn và trực tiếp. Ví dụ: “Tôi liên hệ để lên lịch một cuộc gọi 30 phút để xem xét lại hợp đồng nhà cung cấp đã được cập nhật.”

Đoạn 2 — Chi tiết: Cung cấp thông tin nền hoặc thông tin hỗ trợ cần thiết. Sử dụng dấu chấm đầu dòng cho danh sách từ ba mục trở lên. Mỗi dấu chấm đầu dòng không quá 20 từ.

Đoạn 3 — Hành động cần thực hiện: Kết thúc phần thân bài bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng. Hãy cho người đọc biết chính xác bạn cần gì và thời hạn là khi nào. Ví dụ: “Bạn có thể xác nhận sự có mặt của mình trước thứ Sáu, ngày 28 tháng 3 được không?”

Mẹo định dạng cho phần nội dung:

• Mỗi đoạn văn không quá 4 câu.
• Sử dụng chữ in đậm cho các ngày quan trọng, tên hoặc mục hành động.
• Thêm một dòng trống giữa các đoạn văn để dễ đọc hơn.
• Tránh những đoạn văn dài lê thê — hãy chia nội dung thành các phần dễ đọc lướt.
• Mỗi email chỉ nên đề cập một chủ đề chính.

Các cụm từ kết thúc và đăng xuất email chuyên nghiệp (結尾用語)

Lời kết email của bạn thể hiện tính chuyên nghiệp và mối quan hệ giữa bạn với người nhận.

Câu kết thúc và ký tên email Sự lựa chọn của bạn phụ thuộc vào mức độ trang trọng và ngữ cảnh. Dưới đây là hướng dẫn xếp hạng từ trang trọng nhất đến thân mật nhất:

Lễ bế mạc chính thức:

• “Trân trọng,” — lý tưởng cho lần liên lạc đầu tiên, đơn xin việc và các yêu cầu trang trọng.
• “Kính trọng,” — cách dùng thích hợp khi viết thư cho lãnh đạo cấp cao.
• “Yours faithfully,” — cách nói thông thường trong tiếng Anh Anh khi bạn không biết tên người nhận.

Các thủ tục hoàn tất giao dịch chuyên nghiệp tiêu chuẩn:

• “Trân trọng kính chào” — lựa chọn linh hoạt và được chấp nhận rộng rãi nhất.
• “Trân trọng,” — cách nói thân mật hơn một chút, thích hợp cho các mối quan hệ lâu dài.
• “Cảm ơn,” — cách nói hiệu quả khi bạn đã đưa ra yêu cầu.

Đóng cửa không chính thức:

• “Tốt nhất,” — ngắn gọn và dễ chấp nhận trong giới đồng nghiệp.
• “Cảm ơn,” — lời chào ngắn gọn và thân thiện cho email nội bộ.
• “"Chúc mừng!" — từ ngữ phổ biến trong môi trường làm việc ở Anh và Úc.

Khi viết thư cho các đối tác kinh doanh tại Đài Loan (商業信件), “Trân trọng kính chào” là cách viết an toàn nhất. Nó cân bằng tốt giữa tính chuyên nghiệp và sự thân thiện trong hầu hết các trường hợp.

Định dạng khối chữ ký email (簽名檔格式)

Một phần chữ ký được thiết kế tốt sẽ hoàn thiện định dạng email tiếng Anh chuyên nghiệp.

Phần chữ ký của bạn giống như tấm danh thiếp ở cuối mỗi email. Một chữ ký được định dạng đúng cách... cấu trúc email doanh nghiệp Luôn bao gồm các yếu tố này:

• Họ và tên đầy đủ — như nó xuất hiện trên danh thiếp của bạn
• Chức danh công việc — hãy giữ cho nó ngắn gọn
• Tên công ty
• Số điện thoại — Bao gồm mã quốc gia cho các liên hệ quốc tế (+886 cho Đài Loan)
• Địa chỉ email
• Trang web của công ty (không bắt buộc)
• Hồ sơ LinkedIn (không bắt buộc)

Ví dụ về khối chữ ký:

Sarah Chen, Giám đốc Marketing | Vertex Solutions +886-2-2345-6789 | sarah.chen@vertexsolutions.com www.vertexsolutions.com

Hãy giữ chữ ký của bạn dưới 6 dòng. Tránh hình ảnh, trích dẫn hoặc nhiều màu chữ khác nhau — chúng làm cho email trở nên rối mắt và có thể bị bộ lọc thư rác kích hoạt. Đối với email nội bộ với các đồng nghiệp thân thiết, chỉ cần tên riêng là đủ.

5 lỗi định dạng email tiếng Anh phổ biến (常見錯誤)

Tránh 5 lỗi này sẽ giúp cải thiện định dạng email tiếng Anh của bạn ngay lập tức.

Sau khi xem xét hàng trăm email chuyên nghiệp từ các nơi làm việc tại Đài Loan, năm lỗi định dạng này xuất hiện thường xuyên nhất:

1. Không có tiêu đề rõ ràng — Tiêu đề trống hoặc mơ hồ như “Chào” buộc người nhận phải mở và đọc toàn bộ email trước khi quyết định mức độ quan trọng của nó.
2. Thiếu lời kêu gọi hành động — Những email mô tả tình huống nhưng không hề nêu rõ người nhận nên làm gì tiếp theo. Luôn kết thúc bằng một yêu cầu cụ thể và thời hạn.
3. Khối văn bản khổng lồ — Đoạn văn dài hơn 5 câu mà không có ngắt dòng. Hãy sử dụng đoạn văn ngắn, gạch đầu dòng và khoảng trắng để cải thiện khả năng đọc hiểu.
4. Mức độ trang trọng không phù hợp — Ví dụ như dùng “Kính thưa ông/bà” khi giao tiếp với đồng nghiệp mà bạn đã gửi email tới năm mươi lần, hoặc dùng “Chào” khi nói chuyện với CEO. Hãy chọn giọng điệu phù hợp với mối quan hệ.
5. Lời xin lỗi không cần thiết — Bắt đầu email bằng "Rất tiếc đã làm phiền" hoặc "Rất tiếc vì trả lời muộn" khi thực sự không cần phải xin lỗi. Trong văn hóa kinh doanh phương Tây (西方商業文化), việc xin lỗi quá mức có thể làm giảm uy tín của bạn.

Mẫu định dạng email tiếng Anh hoàn chỉnh (完整範本)

Hãy sử dụng mẫu này làm điểm khởi đầu cho bất kỳ email chuyên nghiệp nào bằng tiếng Anh.

Đây là bản đầy đủ Định dạng email tiếng Anh Mẫu này bạn có thể điều chỉnh để sử dụng trong hầu hết các tình huống chuyên nghiệp:

Chủ đề: Cập nhật Dự án — Lịch trình Chiến dịch Marketing Quý 2 Kính gửi bà Johnson, Cảm ơn bà đã chia sẻ các số liệu ngân sách đã được điều chỉnh ngày hôm qua. Tôi đã xem xét chúng với nhóm của chúng tôi và có một vài câu hỏi trước khi chúng tôi hoàn thiện kế hoạch marketing quý 2. Cụ thể, tôi muốn làm rõ: • Ngân sách được phân bổ cho quảng cáo kỹ thuật số • Lịch trình ra mắt chiến dịch truyền thông xã hội • Hợp đồng với nhà thiết kế tự do đã được phê duyệt hay chưa Chúng ta có thể lên lịch một cuộc gọi 20 phút vào thứ Năm hoặc thứ Sáu tuần này để thảo luận về những vấn đề này không? Tôi rảnh từ 10:00 sáng đến 3:00 chiều (TST / GMT+8). Cảm ơn bà đã dành thời gian và tôi mong nhận được phản hồi của bà. Trân trọng, David Lin Điều phối viên Dự án | Bright Wave Marketing +886-2-8765-4321 | david.lin@brightwavemarketing.com

Hãy chú ý cách mỗi phần (主旨行、稱呼、開頭、正文、結尾、簽名檔) được sắp xếp hợp lý và ngắn gọn. Dòng tiêu đề tóm tắt nội dung, phần mở đầu cung cấp ngữ cảnh, phần thân sử dụng gạch đầu dòng để làm rõ nghĩa, và phần kết thúc bao gồm lời kêu gọi hành động cụ thể kèm theo thời hạn.

Để biết thêm mẹo về các cụm từ và từ vựng trong email, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về... Các cụm từ email tiếng Anh thương mại. Nếu bạn đang trau dồi các kỹ năng giao tiếp tổng quát hơn, hãy tham khảo... Hướng dẫn kỹ năng tiếng Anh thương mại Bao gồm thuyết trình, họp hành và đàm phán.

Nguồn

• Thực tế — Cách viết email trang trọng
• Trung tâm Viết luận Đại học Boise State — Hướng dẫn Email chuyên nghiệp
• EF English Live — Hướng dẫn viết email chuyên nghiệp trong 5 bước