英文電子郵件寫作（英語電子郵件寫作）| 50 多個短語、模板和常見錯誤

無論你是求職、跟進客戶，還是與海外同事協調溝通，電子郵件仍是專業溝通的核心。然而，對於許多台灣的英語學習者來說，用英語寫出一封清晰、禮貌且有效的電子郵件可能會讓人感到不知所措。好消息是，專業的英文郵件寫作遵循著一些可預測的模式。掌握一些基本的結構和短語，你就能自信地應對任何郵件場景。.

本指南涵蓋了您需要了解的一切——從郵件結構和格式規格到現成的範本（範本），以及台灣學習者最常犯的錯誤。收藏本指南，反覆練習，見證您的郵件寫作水平突飛猛進。.

為什麼電子郵件寫作對英語學習者很重要 為什麼電子郵件寫作很重要

在台灣日益國際化的商業環境中，英語郵件溝通能力並非可有可無，而是必備技能。根據104人銀行2024年的調查，台灣跨國公司超過68%的職位要求員工定期使用英語郵件溝通。即使是與東南亞或歐洲合作夥伴開展業務的台灣本土公司，也高度依賴英語郵件溝通。.

與口語不同，電子郵件讓你有時間思考、修改和潤飾你的英語。這當然是一大優勢啊！但這也意味著你的文字會被永久記錄。一封文法錯誤百出或語氣過於隨意的郵件會損害你的專業形象。因此，花時間學習正確的郵件結構和詞彙絕對物有所值。.

專業電子郵件的剖析 專業電子郵件的架構

每封專業的英文郵件都包含五個基本部分。理解這種結構將使寫作更快更輕鬆：

1. 主題行（主旨） — 清晰、具體，且不超過10個字。例如：“會議改期－3月20日下午2點”
2. 問候語（問候語） — 根據你們的關係選擇合適的正式程度。 「尊敬的陳先生」用於正式場合，「嗨，莎拉」用於熟悉的同事之間。
3. 正文 (正文) — 第一句話闡明你的目的，然後提供細節。
4. 結束語（結尾） — 包含行動呼籲或下一步措施
5. 簽核（署名） ——可以使用「此致敬禮」、「謹致問候」或「謝謝」等字詞，後面加上您的姓名和職稱。

50+個基本電子郵件短語必學的50個電子郵件常用句

Opening Lines 開場白

郵件的開頭句奠定了整封郵件的調性。以下是一些適用於不同情況的常用短語：

初次聯繫（初次聯繫）：

• “「我寫信是為了詢問…」（我寫信是想問…）
• “「我正在聯絡…」（我就…一件事與您聯絡）
• “「我是透過[名字]推薦給你的…」（經[某人]介紹與您聯繫）
• “「我看到了你的公司/簡介並且…」（我看到貴公司/您的資料…）

Follow-up（後續追蹤）：

• “「Following on our talk from...」（就我們之前的對話跟進...）
• “「根據我們的討論…」（根據我們的討論…）
• “「我想回到…」（我想再談談…）
• “「只是檢查…的狀態」（想確認一下…的詳細資料）

回覆（回覆）：

• “「謝謝你的及時回覆。」 （感謝您的及時回覆）
• “「謝謝你這麼快就回我。」 （你感謝這麼快回覆）
• “「我很感謝您抽出時間…」（感謝您撥冗…）

提出請求

在專業郵件中，禮貌的請求至關重要。以下這些措辭聽起來自然而尊重：

• “「能否請您寄給我…」 (可否請您寄給我…)
• “「Would it be possible to...」（是否可以...）
• “「如果您能…我將不勝感激」（如果您能…我將不勝感激）
• “「你介意分享嗎…」（您是否介意分享…）
• “「我想知道你是否可以…」（不知道你是否能…）
• “方便的話，可否請您……”

專業提示： “「Could you」比「Can you」語氣更柔和。 「Would it be possible」則更有禮貌。在台灣的商業文化中，我們傾向於使用禮貌用語——這一點也很好地體現在英語電子郵件禮儀中。.

提供更新 提供更新

• “「我想向您通報…的最新情況」（我想跟您更新有關…的資訊）
• “「請尋找附件…」（請參閱附件…）
• “「我很高興通知您…」（很高興通知您…）
• “「不幸的是，我需要讓你知道...」（很遺憾需要通知您...）
• “「這是…的簡要摘要」（以下是…的簡要摘要）

道歉與處理錯誤 道歉與處理錯誤

• “「對於造成您的不便，我深表歉意。」(造成不便，深感抱歉)
• “「對於延遲回复，我深表歉意。」（很抱歉回复晚了）
• “「請接受我對疏忽的歉意。」 （對於疏忽，請接受我的歉意）
• “「我對這個錯誤負起全部責任。」 （這個錯誤完全是我的責任）
• “「我們正在努力盡快解決這個問題。」 （我們正在大力解決此問題）

結束語 結束語

• “「如果您有任何疑問，請告訴我。」(如有任何問題，請告知)
• “「我期待您的回音。」(期待您的回覆)
• “「感謝您的時間和考慮。」 （感謝您的時間和考慮）
• “「如果您有任何需要，請隨時與我們聯繫。」 （如有需要，請隨時聯繫）
• “「我希望這些資訊有幫助。」 （希望這些資訊對您有幫助）

您今天可以使用的電子郵件範本今天可以使用的電子郵件範本

範本1：索取資訊 詢問資訊

主題： 關於[產品/服務/專案]的諮詢

親愛的[姓名]，,

我寫信是為了諮詢[具體主題]。我目前擔任[您的職位/職位]，並且對[具體細節]很感興趣，想了解更多。.

請您提供以下資訊：

• 【問題 1】
• 【問題 2】
• 【問題 3】

感謝您抽出時間。期待您的回覆。.

此致，,
[你的名字]

範本 2：跟進電子郵件

主題： 後續：[原主題]

你好[姓名]，,

希望您一切安好。我之前於[日期]就[主題]事宜發送了一封郵件，現在想就此郵件進行跟進。.

我知道您很忙，但如果您方便的話，希望能盡快收到最新進展。如果您需要我提供任何其他信息，請告訴我。.

感謝您對此事的關注。.

親切的問候，,
[你的名字]

範本 3：安排會議 安排會議

主題： 會議請求 — [主題]

親愛的[姓名]，,

我想安排一次會議討論[主題]。以下哪個時段您方便？

• [日]，[日期]，[時間]
• [日]，[日期]，[時間]

會議大約需要[時長]。請告訴我哪個選項最適合您，或者您也可以提出其他時間建議。.

此致，,
[你的名字]

台灣學習者常犯的 10 個電子郵件錯誤 台灣學習者常犯的 10 個電子郵件錯誤

在台灣教了二十多年英語，我一次又一次地看到這些郵件錯誤。讓我們徹底糾正它們：

1. 如果知道對方姓名，可以用「尊敬的先生/女士」開頭。
如果你知道收信人是誰，就用他們的名字。 「尊敬的王先生」表示你做了功課。 「尊敬的先生/女士」則暗示你根本沒費心去查清楚。.

2. 寫「請您幫忙」（雙重禮貌）
❌ “請把報告發給我。”
✅ “請問您能把報告發給我嗎？”或“請把報告發給我。”
只能選其一——同時使用兩者對母語人士來說聽起來很不自然。.

3. 直接翻譯中文電子郵件模式
❌ 「我有件事要跟你商量。」(我有事想跟你討論)
✅ “我想和你討論[具體話題]。”
一開始就要具體明確。英文電子郵件講究直接。.

4. 忘記寫郵件主題或寫得太含糊
❌ 主題：“你好”或“問題”
✅ 主題：“第三季銷售報告—週五前審核”
郵件主題是讀者對你郵件的第一印象。.

5. 在正式郵件中使用“ASAP”
❌ “請盡快回覆。”
✅ “我希望在[具體日期]之前得到回應。”
“「盡快」聽起來可能有些催促。設定一個具體的截止日期會顯得更專業、更有效。.

6. 過度使用“我認為”
❌ “我認為我們應該考慮改變…”
✅ “我建議我們考慮做出改變…”或“在我看來，我們應該…”
多用不同的語言表達方式，讓你的語氣聽起來更有自信。.

7. 混淆“回覆”和“全部回覆”
這並非語言錯誤，但值得一提：務必確認你的回覆應該發送給一個人還是貼文裡的所有人。回覆所有人造成的災難屢見不鮮。.

8. 缺少冠詞（a、an、the）
❌ “我已將報告作為附件添加到電子郵件中。”
✅ “我已將報告作為附件添加到這封郵件中。”
普通話沒有冠詞，所以這是台灣學習者面臨的最大挑戰之一。.

9. 以「等待您的回覆」結尾“
❌ “等待您的回覆。”
✅ “期待您的回覆。”
第一句話聽起來像是命令；第二句話聽起來既專業又友善。.

10. 寫太長的電子郵件
尊重讀者的時間。如果您的郵件超過三個簡短段落，請考慮是否應該將部分內容放在附件中。.

正式與非正式：了解差異 正式與非正式：搞清楚差異

撰寫電子郵件最棘手的方面之一就是根據不同情況調整語氣。以下是一個簡單的對比：

正式（正式）： 適用於與客戶、高階主管、初次接觸者以及正式信函的溝通。.

• 問候語：“尊敬的林女士”，”
• 請求：“如果您能…”
• 結尾語：“此致敬禮”/“謹致問候”

半正式（半正式）： 用於與熟悉的同事和現有業務關係。.

• 問候語：“嗨，大衛，”
• 請求：“你能發給我…”
• 結尾語：“祝好”/“謝謝”

非正式（非正式）： 僅限與你每天都有互動的親密同事一起使用。.

• 問候語：“嘿，團隊成員們，”
• 請求：“請您幫忙查一下…”
• 結尾語：“祝好”/“下次再聊”

經驗法則（經驗法則）： 如果拿不定主意，那就稍微正式一點。寧可顯得過於禮貌，不要過於隨意。等對方放鬆下來之後，你再慢慢降低正式程度。.

Quick Practice 快速練習

請嘗試重寫以下這些寫得不好的郵件。請對照以下建議的改進方案檢查你的修改：

1. 請修改此郵件主題：
“你好”
→ 建議標題：“專案更新—網站重新設計時間表”

2. 修復這個開口：
“我有些關於這次會議的事情要告訴你。”
→ 建議：“我寫這封信是為了和大家分享下週專案會議的最新情況。”

3. 修復此請求：
“請盡快把文件寄給我。”
→ 建議：“請問您能否在周四下午之前將更新後的文件發送給我？”

4. 修復此關閉語句：
“等待您的回覆。”
→ 建議：“期待您方便時回覆。”

5. 修改這份道歉聲明：
“抱歉我遲到了。”
→ 建議：“很抱歉回覆晚了。感謝您的耐心等待。”

你的電子郵件寫作行動計劃 你的電子郵件寫作行動計劃

提升專業郵件寫作水平並非一朝一夕之功，但只要堅持練習，就能迅速取得進步。以下是本週的練習內容：

1. 儲存這篇文章 — 將其加入書籤，並在每次撰寫電子郵件時參考這些短語清單。
2. 選擇三個短語。 從每個類別中選取它們，並在您的下一封正式郵件中使用它們。
3. 查看您已傳送的電子郵件。 — 看看你上週發送的電子郵件。你能發現這10個常見錯誤中的哪一個嗎？
4. 每天練習一個模板 — 使用以上每個範本撰寫一封模擬電子郵件
5. 閱讀專業郵件 你收到並記下那些聽起來自然的短語。

電子郵件寫作是一項技能，和其他技能一樣，需要刻意練習才能進步。本指南中的短語和模板是你的入門工具包——使用它們，進行調整，並最終形成你自己的風格。不久之後，你就能像寫中文一樣自然地撰寫專業的英文郵件了。加油！ 💪

參考文獻 參考資料

• 英國文化協會台灣分會。. 台灣英語學習者常犯的文法錯誤.
• Talaera商務英語。. 150+條實用郵件短語，讓你的生活更輕鬆. 2026.