工作英文電子郵件必備句型 | Phrases de courrier électronique essentielles pour le travail

在現代職場中，掌握工作英文電子郵件寫作是每位台灣上班族必備的技能。無論是與外商主管溝通、回覆海外客戶詢價，還是發送會議邀請給國際同事，一封用字精準、語氣得宜的英文 e-mail 往往能決定對方對你的第一印象。本文整理了職場上最常用的英文電子郵件句型，從開頭問候到結尾簽名，幫助你立刻套用、快速提升你的辦公室英文寫作能力。

研究顯示，職場工作者平均每天花費 2.5 小時處理電子郵件。^[1] 然而，許多台灣上班族反映，寫英文 email是讓他們最感到焦慮的工作任務之一——怕用詞不對、怕語氣太硬、怕被誤解。其實，只要掌握幾個核心句型，rédaction d'emails formels 並不難。

掌握正式英文電子郵件寫作，提升職場競爭力。

為什麼工作英文電子郵件這麼重要？[Pourquoi travailler par e-mail, l'anglais est important]

台灣在全球供應鏈中扮演重要角色，許多企業每天都需要與美國、歐洲、日本等地的客戶或夥伴往來。一封語意清晰的英文email:

• 建立專業形象，讓對方對你留下好印象
• 減少溝通誤解，避免因語氣不當造成不必要的摩擦
• 提高回覆率——語氣禮貌、結構清楚的郵件更容易獲得回應
• 加速業務推進，用正確的商業英文表達需求或請求

根據 Grammarly 的調查，85% 的商業人士認為，良好的書面溝通能力直接影響職涯發展。^[2] 讓我們從基礎開始，掌握每個部分的必備句型。

主旨行寫法 [Comment rédiger une ligne d'objet forte]

清楚的主旨行能讓收件人快速了解郵件目的。

主旨行（Sujet Line)旨行要簡短、具體、直接說明目的。以下是常用的格式：

常見錯誤： "Bonjour" est "Bonjour" et "A". question “序，容易被忽略。永遠要讓主旨清楚傳達郵件的核心目的。

工作英文開頭問候語 [E-mail de salutations d'ouverture en anglais]

正確的開頭問候語能立刻展現你的專業度。

開頭問候語設定了整封郵件的語氣。選錯稱謂或問候語，可能讓對方感覺你不夠專業或過於隨便。以下依照正式程度排列：

正式問候語 [Salutations formelles]

• Cher Monsieur/Madame [Nom de famille], — 最傳統的正式開頭，適合初次聯繫或不熟悉的對象

  📣 發音：M. = /ˈmɪstər/；Mme. = /mɪz/（注意：不是 Mme！商業場合對女性統一用 Mme.）

• Cher/Chère [Prénom], — 已有一定往來關係時使用，比 Cher M./Mme. 更友善
• À qui cela peut concerner, — 不知道收件人姓名時使用，非常正式但略顯過時

  💡 建議：能找到對方姓名就用姓名，別依賴這句話

• Cher/Chère responsable du recrutement, — 申請工作時，若不知道主管姓名時使用

半正式問候語 [Salutations semi-formelles]

• Bonjour [Prénom], — 現代職場最常見，既禮貌又不過於拘謹
• Bonjour [Prénom], — 與熟悉同事或有往來的客戶使用
• Bonjour / Bon après-midi, — 注意時區！寫給跨國同事時要確認對方所在地的時間

台灣上班族常見錯誤： 直接翻譯中文習慣，寫 “ Bonjour cher ” et “ Cher ami ”——這在英文職場語境中非常不自然。英文中 “ cher ”後面一定要接稱謂或姓名，不能單獨使用。

郵件開頭說明目的 [Indiquer l'objectif de votre e-mail]

清楚說明郵件目的，讓對方快速掌握重點。

以下是最常用的開場句型：

如果你在 18K Anglais 上還沒看過我們的 文文法完整指南，建議先奠定語法基礎，再套用這些句型，效果會更好。

表達請求與要求 [Faire des demandes poliment]

英文商業郵件中，太直接容易顯得無禮，太繞圈子又讓人看不懂。掌握以下句型，讓你的請求既清楚又有禮：

有禮的請求句型 [Phrases de demande polie]

• Pourriez-vous s'il vous plaît [action] ? — 最萬用的客氣請求句

  Exemple : Pourriez-vous m'envoyer le rapport mis à jour d'ici vendredi ?

• Je vous serais reconnaissant de bien vouloir… — 更正式，表達感謝在先

  Exemple : Je vous serais reconnaissant de bien vouloir examiner la proposition avant notre réunion.

• Serait-il possible de… ? — 詢問可行性，給對方選擇空間

  Exemple : Serait-il possible de reporter notre appel à la semaine prochaine ?

• Veuillez me faire savoir si… — 詢問意見或確認

  Exemple : Veuillez me faire savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires.

• Je vous prie de bien vouloir… — 書面語，較正式場合使用

截止日期相關句型

• Pourriez-vous me fournir ceci avant [date/heure] ?
• J'en aurais besoin au plus tard le [date].
• Ceci est urgent – veuillez répondre dès que possible.

  📣 “ dans les meilleurs délais ” 念作 /æt jɔːr ˈɜːrliɪst kənˈviːniəns/，意思是「在你方便時盡快」

回覆與確認 [Réponse et confirmation]

適當的回覆句型能讓業務溝通更順暢。

以下是常用的回覆句型:

確認收到 [Accusé de réception]

• Merci pour votre réponse rapide. — 感謝對方迅速回覆
• Je confirme la réception de votre courriel daté du [date]. — 正式確認收到
• J'ai bien reçu votre message et je vous répondrai sous peu. — 先確認收到，再告知稍後回覆
• Merci de m'avoir signalé cela. — 感謝對方提醒（適合問題反映類郵件）

表示同意 [Montrant l'accord]

• Je suis d'accord avec votre proposition.
• Ça me convient. — 較非正式，適合熟識的同事
• Je suis heureux de procéder sur cette base. — 同意並表示準備推進
• C'est confirmé. Nous allons procéder comme convenu.

委婉拒絕 [Décliner poliment]

• Merci pour l'invitation. Malheureusement, je ne pourrai pas y assister.
• Je regrette de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de donner suite à votre demande pour le moment.
• Après mûre réflexion, nous avons décidé de ne pas…

💡台灣商業英文小提醒：說「不」時要給理由，或提供替代方案，這在英文文化中是基本禮貌。直接說“ Non ”

YouTube 學習推薦：英文商業電子郵件教學

除了文字教學，觀看母語人士示範郵件寫法是提升辦公室英文最快的方式之一。以下這支影片涵蓋了 21 個正式商業電子郵件常用句，非常實用：

道歉與延遲說明 [S'excuser et expliquer les retards]

職場難免有延誤或失誤。用正確的英文句型道歉，能維護你的專業形象，並讓對方知道你重視這段關係：

• Je m'excuse pour le retard de réponse. — 對遲回信道歉（最常用！）
• Je suis désolé pour tout inconvénient que cela a pu causer. — 為造成不便致歉
• Veuillez accepter mes sincères excuses pour [problème]. — 更正式的道歉用語
• Je regrette de n'avoir pas pu [agir] comme prévu.
• Merci de votre patience. — 感謝對方耐心等待（常接在道歉之後）

  📣 “ patience ” 念 /ˈpeɪʃəns/，注意不要念成 “ patients ”（病人）

高頻錯誤警告: 很多台灣上班族說 “ Désolé pour la réponse tardive ” — 這是不完整的英文！正確說法是 “ Désolé pour la en retard réponse ” 或更正式的 “ Je m'excuse pour la réponse tardive. ”

結尾句型與簽名 [Clôtures et signatures d'e-mails]

正確的結尾語句能讓郵件畫下完美句點。

尾語氣要和開頭保持一致——正式的開頭配正式的結尾，輕鬆的開頭配輕鬆的結尾。

結尾前的過渡句

• N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. — 最萬用結尾句，幾乎任何郵件都適用
• Je suis dans l'attente de votre réponse. — 期待回覆

  📣 “ j'ai hâte d'entendre ” 後面要接名詞或動名詞（-ing），不能說 “ j'ai hâte d'entendre ”

• Je me réjouis de poursuivre notre collaboration. — 期待繼續合作
• N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de quoi que ce soit d'autre.
• Merci pour votre temps et votre attention. — 感謝對方撥冗

Signature 簽名語 [Formel à Informel]

常見工作英文電子郵件錯誤 [Erreurs courantes à éviter]

避免這些常見錯誤，讓你的英文郵件更加專業。

在協助台灣上班族提升商業英文的過程中，我們整理出以下最常見的錯誤 :

1. “S'il vous plaît, veuillez…” — 重複客氣
   “ S'il vous plaît ” et “ gentiment ” 都是客氣詞，不需要同時使用。選一個就好：用 “ S'il vous plaît faites X ” et “ Veuillez noter que… ” 即可。
2. “"Selon" 濫用
   “ Conformément à votre demande ” 聽起來非常生硬過時。現代商業英文更常說 “ Comme vous l'avez demandé ” ou “ En réponse à votre demande ”
3. 過度使用 “Je” 開頭
   連續多句都以 “ I ” 開頭會讓郵件顯得自我中心。嘗試重組句子：把 “ J'ai joint… ” 改成 “ Ci-joint est… ” ou “ Veuillez trouver ci-joint… ”。
4. 混淆 “ Répondre ” et “ Répondre à tous ”
   在台灣外商環境中，誤按 Répondre à tous寄出私人意見是常見的職場尷尬。寄出前永遠確認收件人名單。
5. 把 “ Merci ” 放在開頭
   “ Merci pour votre aide ”
6. 忘記主旨行
   沒有主旨的郵件會讓收件人不知道優先程度，也很難日後搜尋。永遠填寫主旨行。

完整工作英文電子郵件範例 [Exemples de modèles d'e-mails professionnels]

參考這些範本，讓你的英文郵件快速上手。

範例一：詢價郵件

Sujet: Demande d'informations : Prix et disponibilité des produits – Commande du 3e trimestre

Chère Madame Chen,

Je vous écris afin de me renseigner sur les prix et la disponibilité de vos unités Modèle X300 pour notre commande du troisième trimestre.

Pourriez-vous nous faire parvenir un devis pour 500 unités, frais de livraison à Taipei inclus ? Pourriez-vous également nous indiquer le délai de livraison estimé ?

Je vous serais reconnaissant de me répondre d'ici la fin de la semaine afin que nous puissions finaliser notre planification budgétaire.

Merci d'avance pour votre aide.

Cordialement,
Kevin Lin
Responsable des achats, ABC Technology Co., Ltd.

範例二：延遲通知郵件

Sujet: Mise à jour : Livraison retardée – Commande #TW-2026-0312

Cher Monsieur Roberts,

Je vous écris pour vous informer d'un retard imprévu dans la livraison de votre commande #TW-2026-0312.

En raison d'un problème de production dans notre usine, la livraison aura lieu le 15 avril au lieu du 8 avril. Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses pour tout inconvénient que cela pourrait occasionner.

Nous mettons tout en œuvre pour réduire au maximum le délai et vous tiendrons informé(e). N'hésitez pas à me contacter pour toute question.

Merci de votre patience et de votre compréhension.

Cordialement,
Amy Wang
Représentant du service à la clientèle

想進一步提升英文詞彙量，可以參考我們的 英文單字記憶法完全指南，學習如何有效記憶商業英文詞彙。

進階商務英文情境應用 [Scénarios avancés de messagerie professionnelle]

掌握進階商務英文情境，讓你在複雜的國際商務環境中游刃有餘。

除了基礎句型，真實的商務環境還會遇到更複雜的溝通情況。以下針對台灣上班族最常遇到的進階情境，提供實用的句型和策略 :

處理客戶抱怨 [Traitement des réclamations clients]

客戶不滿時，用詞選擇直接影響關係維護。避免防禦性語言，專注於解決方案：

• “ Je comprends votre frustration et je vous prie de bien vouloir accepter mes sincères excuses pour la gêne occasionnée. ” — 先同理再道歉
• “ Je vais examiner cette affaire immédiatement et vous recontacterai dans les 24 heures. ” — 具體時間承諾
• “ Afin d’éviter que cela ne se reproduise, nous avons mis en œuvre les changements suivants… ” — 說明改善措施
• “ En signe de bonne volonté, nous aimerions vous offrir… ” — 提供補償時的正式表達

跨文化溝通注意事項 [Conseils de communication interculturelle]

與不同文化背景的同事合作時，台灣商務人士特別需要注意：

與美國同事:"Pourriez-vous éventuellement..." et "Pourriez-vous s'il vous plaît..." 避免過度客套顯得不夠有效率。

與英國同事:"Je me demande si vous pourriez envisager..." et "Si cela ne vous pose pas trop de problèmes..."

日本客戶:"Merci de votre compréhension" et "Veuillez accepter notre sincère gratitude" 等表達尊重的句型。

會議後續與決議確認 [Suivi des réunions et confirmation des décisions]

國際會議後，及時發送總結郵件確保所有參與者理解一致：

• “ Merci d’avoir participé à la réunion d’aujourd’hui. Voici un résumé des points clés abordés… ”
• “ Suite à notre discussion, les actions convenues sont les suivantes… ”
• “ Veuillez confirmer que j’ai tout noté correctement, ou me signaler si des ajustements sont nécessaires. ”
• “ Les prochaines étapes dont nous avons discuté sont les suivantes : [liste numérotée avec les échéances et les parties responsables] ”

這類郵件不只是記錄，在台灣的國際公司環境中，能夠撰寫清晰的會議摘要常常是升職考慮的重要因素。

談判與價格協商用語 [Langage de négociation et de discussion sur les prix]

商務談判需要既堅定又禮貌的語調：

• “ Nous apprécions votre proposition, cependant, nos contraintes budgétaires nous obligent à explorer d'autres options. ”
• “ La structure tarifaire serait-elle flexible si nous augmentions le volume des commandes ? ”
• “ Nous attachons une grande importance à notre partenariat et espérons pouvoir trouver une solution mutuellement avantageuse. ”
• “ Je vais en discuter en interne et vous faire part de notre décision finale d'ici le [date]. ”

記住：在英文商務溝通中，「NO」很少直接說出口。學會用委婉但明確的方式表達立場，是專業溝通的關鍵技能。

遠距工作英文溝通技巧 [Compétences en communication pour le travail à distance]

後疫情時代，遠距工作成為常態。視訊會議、即時通訊、異步協作都需要不同的英文溝通策略：

視訊會議開場:

• “ Est-ce que tout le monde peut me voir et m’entendre clairement ? ” — 會議開始的技術確認
• “ Permettez-moi de partager mon écran et de vous présenter la présentation. ” — 螢幕分享說明
• “ N'hésitez pas à nous interrompre pour poser des questions au fur et à mesure. ” — 鼓勵互動參與
• “ En raison du décalage horaire, j'enverrai un enregistrement à ceux qui n'ont pas pu se joindre à nous. ” — 考慮時差問題

數位協作溝通 :

• “ J’ai mis à jour le document partagé avec mes commentaires surlignés en bleu. ” — 文件協作說明
• “ La date limite approche à grands pas — pourrions-nous avoir une brève réunion de coordination pour nous aligner ? ” — 提議同步討論
• “ Je travaille dans un fuseau horaire différent cette semaine, veuillez donc prévoir des réponses retardées. ” — 時差溝通預期設定
• “ Veuillez me mentionner en cas d'urgence afin que je ne les manque pas sur la chaîne. ” — 即時通訊使用指南

危機處理與緊急溝通 [Communication de crise et questions urgentes]

當發生緊急情況時，清晰、冷靜的英文溝通能有效控制局面 :

系統故障通報:

Sujet: URGENT : Panne du système affectant le portail client

Équipe,

Nous rencontrons actuellement une panne critique de notre système qui affecte notre portail client depuis 14h30, heure de Taïwan. Notre équipe informatique enquête sur le problème et met en œuvre les protocoles d'urgence.

Actions immédiates :
• Toutes les demandes des clients doivent être redirigées vers la ligne d'assistance de secours
• Équipe commerciale : Veuillez informer les clients existants de l'interruption temporaire du service.
• Marketing : Toutes les campagnes promotionnelles sont suspendues jusqu'à nouvel ordre.

Je vous tiendrai informés toutes les heures jusqu'à ce que le problème soit résolu. Prochaine mise à jour : 15h30.

Merci de votre attention immédiate à cette question.

在國際公司環境中，能夠在危機時刻發出清晰指令的員工，往往被視為領導潛力股。

工作英文電子郵件快速參考表 [Résumé de référence rapide]

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從今天開始，把這些句型存在手邊，每次寫英文郵件時對照套用。熟能生巧——寫個 10-20封之後，這些句型就會變成你的第二本能，工作英文將不再是你的弱點，而是你的職場利器。

Sources

1. McKinsey Global Institute – L’économie sociale : libérer la valeur et la productivité grâce aux technologies sociales — Le système d'exploitation 28% est doté d'un système de gestion des ressources en ligne
2. Grammarly – Rapport sur l’état de la communication d’entreprise — 調查商業書面溝通能力對職涯發展的影響
3. Harvard Business Review – Arrêtez de dire “ Veuillez trouver ci-joint ” — 分析商業電子郵件中過時用語及現代替代表達