工作英文電子郵件必備句型 | Các cụm từ email cần thiết cho công việc

在現代職場中,掌握工作英文電子郵件寫作是每位台灣上班族必備的技能。無論是與外商主管溝通、回覆海外客戶詢價,還是發送會議邀請給國際同事,一封用字精準、語氣得宜的英文email Công ty có thể cung cấp cho bạn một công cụ hỗ trợ tốt nhất.子郵件句型,從開頭問候到結尾簽名,幫助你立刻套用、快速提升你的辦公室英文寫作能力。

研究顯示，職場工作者平均每天花費 2.5 小時處理電子郵件。^[1] email是讓他們最感到焦慮的工作任務之一——怕用詞不對、怕語氣太硬,怕被誤解。其實,只要掌握幾個核心句型,viết email trang trọng 並不難。

掌握正式英文電子郵件寫作,提升職場競爭力。

為什麼工作英文電子郵件這麼重要？[Tại sao email công việc lại quan trọng bằng tiếng Anh]

台灣在全球供應鏈中扮演重要角色,許多企業每天都需要與美國、歐洲、日本等地的客戶或夥伴往來。一封語意清晰的英文email 能:

• 建立專業形象,讓對方對你留下好印象
• 減少溝通誤解,避免因語氣不當造成不必要的摩擦
• 提高回覆率——語氣禮貌、結構清楚的郵件更容易獲得回應
• 加速業務推進,用正確的商業英文表達需求或請求

根據 Ngữ pháp 的調查,85% 的商業人士認為,良好的書面溝通能力直接影響職涯發展。^[2] 讓我們從基礎開始,掌握每個部分的必備句型。

主旨行寫法 [Cách viết một dòng chủ đề mạnh mẽ]

Bạn có thể làm được điều đó.

主旨行（Chủ đề Line) 是決定對方是否開啟郵件的第一關。好的主旨行要簡短、具體、直接說明目的。以下是常用的格式:

情境	英文主旨範例	發音提示
請求行動	Cần thực hiện: [Chủ đề] trước ngày [Ngày]	“Required” 念 /rɪˈkwaɪrd/
跟進追蹤	Theo dõi: [Tên cuộc họp/dự án]	“Theo dõi” 中的 “theo dõi” 要輕讀
分享資訊	Thông tin thêm: [Chủ đề] Cập nhật	FYI = Thông tin của bạn,常見縮寫
發送邀請	Thư mời: Cuộc họp đánh giá quý 3 – [Ngày]	“Lời mời” 念 /ˌɪnvɪˈteɪʃən/
緊急事項	Khẩn cấp: [Vấn đề] Cần được xử lý ngay lập tức	“Khẩn cấp” 念 /ˈɜːrdʒənt/,別念成 “khẩn cấp”

常見錯誤: 許多台灣上班族會把主旨寫得太模糊,例如只寫 “Xin chào” hoặc “A câu hỏi”. Bạn có thể làm được điều đó.

工作英文開頭問候語 [Lời chào mở email bằng tiếng Anh]

正確的開頭問候語能立刻展現你的專業度。

開頭問候語設定了整封郵件的語氣。選錯稱謂或問候語,可能讓對方感覺你不夠專業或過於隨便。以下依照正式程度排列:

正式問候語 [Lời chào trang trọng]

• Kính gửi ông/bà [Họ], — 最傳統的正式開頭,適合初次聯繫或不熟悉的對象

  📣 發音: Ông. = /ˈmɪstər/；Ms. = /mɪz/（注意：不是 Bà!商業場合對女性統一用 Bà）

• [Tên] thân mến, — 已有一定往來關係時使用比 Thưa Ông/Bà. 更友善
• Kính gửi những người có liên quan, — 不知道收件人姓名時使用,非常正式但略顯過時

  💡 建議:能找到對方姓名就用姓名,別依賴這句話

• Kính gửi người quản lý tuyển dụng, — 申請工作時,若不知道主管姓名時使用

半正式問候語 [Lời chào bán trang trọng]

• Chào [Tên], — 現代職場最常見,既禮貌又不過於拘謹
• Chào [Tên], — 與熟悉同事或有往來的客戶使用
• Chào buổi sáng / Chào buổi chiều, — 注意時區!寫給跨國同事時要確認對方所在地的時間

台灣上班族常見錯誤: 直接翻譯中文習慣,寫 “Xin chào bạn thân mến” 或 “Bạn thân mến”——這在英文職場語境中非常不自然。英文中 “thân yêu” Bạn có thể làm điều đó một cách dễ dàng.

郵件開頭說明目的 [Nêu rõ mục đích email của bạn]

清楚說明郵件目的,讓對方快速掌握重點。

Bạn có thể làm điều đó bằng cách

目	英文句型	中文說明
詢問資訊	Tôi viết thư này để hỏi về…	我寫信是為了詢問關於…
跟進上次討論	Tôi đang tiếp nối cuộc trò chuyện của chúng ta về…	我是針對我們之前關於…的對話做跟進
回覆對方	Cảm ơn bạn đã gửi email về…	感謝您關於…的來信
附件說明	Vui lòng xem tệp đính kèm [tên tài liệu] để tham khảo.	請查閱附件中的[文件名稱]
提出請求	Tôi muốn yêu cầu…	我想要請求…
確認細節	Tôi viết thư này để xác nhận các chi tiết về…	我寫信是為了確認…的細節

如果你在 18K English 上還沒看過我們的 英文文法完整指南建議先奠定語法基礎,再套用這些句型,效果會更好。

表達請求與要求 [Đưa ra yêu cầu một cách lịch sự]

英文商業郵件中,請求事項的語氣非常重要。太直接容易顯得無禮,太繞圈子又讓人看不懂。掌握以下句型,讓你的請求既清楚又有禮:

有禮的請求句型 [Cụm từ yêu cầu lịch sự]

• Bạn có thể [hành động] được không? — 最萬用的客氣請求句

  Ví dụ: Vui lòng gửi cho tôi bản báo cáo cập nhật trước thứ Sáu nhé?

• Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể… — 更正式,表達感謝在先

  Ví dụ: Tôi rất mong bạn có thể xem xét đề xuất này trước cuộc họp của chúng ta.

• Liệu điều đó có khả thi không…? — 詢問可行性,給對方選擇空間

  Ví dụ: Liệu chúng ta có thể dời cuộc gọi sang tuần sau được không?

• Hãy cho tôi biết nếu… — 詢問意見或確認

  Ví dụ: Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin gì khác.

• Tôi trân trọng đề nghị quý vị… — 書面語,較正式場合使用

截止日期相關句型

• Vui lòng cung cấp tài liệu này trước [ngày/giờ]?
• Tôi cần cái này chậm nhất là vào ngày [ngày].
• Đây là việc khẩn cấp – vui lòng phản hồi sớm nhất có thể.

  📣 “trong thời gian sớm nhất có thể” 念作 /æt jɔːr ˈɜːrliɪst kənˈviːniəns/，意思是 「在你方便時盡快」

回覆與確認 [Trả lời và xác nhận]

適當的回覆句型能讓業務溝通更順暢。

Bạn có thể làm điều đó bằng cách

確認收到 [Xác nhận đã nhận]

• Cảm ơn bạn đã trả lời nhanh chóng. — 感謝對方迅速回覆
• Tôi xác nhận đã nhận được email của bạn ngày [ngày]. — 正式確認收到
• Tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ liên lạc lại với bạn trong thời gian ngắn. — 先確認收到,再告知稍後回覆
• Cảm ơn bạn đã cho tôi biết điều này. — 感謝對方提醒（適合問題反映類郵件）

表示同意 [Thể hiện sự đồng ý]

• Tôi đồng ý với đề xuất của bạn.
• Tôi thấy điều đó rất hợp lý. — 較非正式,適合熟識的同事
• Tôi rất vui khi tiếp tục trên cơ sở này. — 同意並表示準備推進
• Đã xác nhận. Chúng ta sẽ tiến hành theo như đã thảo luận.

委婉拒絕 [Từ chối lịch sự]

• Cảm ơn vì lời mời. Rất tiếc, tôi không thể tham dự được.
• Rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi không thể tiếp tục xử lý yêu cầu này vào thời điểm hiện tại.
• Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định không…

💡台灣商業英文小提醒:說 「不」時要給理由，或提供替代方案, 這在英文文化中是基本禮貌。直接說“Không”

YouTube 學習推薦:英文商業電子郵件教學

除了文字教學,觀看母語人士示範郵件寫法是提升辦公室英文最快的方式之一。以下這支影片涵蓋了 21 個正式商業電子郵件常用句非常實用:

道歉與延遲說明 [Xin lỗi và giải thích về sự chậm trễ]

職場難免有延誤或失誤。用正確的英文句型道歉,能維護你的專業形象,並讓對方知道你重視這段關係:

• Tôi xin lỗi vì đã trả lời chậm trễ. — 對遲回信道歉（最常用!)
• Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra. — 為造成不便致歉
• Tôi thành thật xin lỗi về [vấn đề]. — 更正式的道歉用語
• Tôi rất tiếc vì không thể thực hiện [hành động] như kế hoạch.
• Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn. — 感謝對方耐心等待（常接在道歉之後）

  📣 “kiên nhẫn” 念 /ˈpeɪʃəns/,注意不要念成 “bệnh nhân”（病人）

高頻錯誤警告: 很多台灣上班族說 “Xin lỗi vì trả lời muộn” — 這是不完整的英文!正確說法是 “Xin lỗi vì đã muộn trả lời” 或更正式的 “Tôi xin lỗi vì phản hồi chậm trễ.”

結尾句型與簽名 [Đóng email và đăng xuất]

正確的結尾語句能讓郵件畫下完美句點。

結尾語氣要和開頭保持一致——正式的開頭配正式的結尾,輕鬆的開頭配輕鬆的結尾。

結尾前的過渡句

• Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với tôi. — 最萬用結尾句,幾乎任何郵件都適用
• Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn. — 期待回覆

  📣 “mong chờ” 後面要接名詞或動名詞（-ing)，不能說 “mong được nghe”

• Tôi mong chờ sự hợp tác tiếp tục giữa chúng ta. — 期待繼續合作
• Nếu cần thêm bất cứ điều gì, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
• Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm. — 感謝對方撥冗

Ký kết 簽名語 [Chính thức đến không chính thức]

語氣程度	英文	適用場合
非常正式	Trân trọng,	知道收件人姓名時使用（搭配 Thưa Ông/Bà.)
非常正式	Trân trọng,	不知道收件人姓名時（搭配Người có thể quan tâm)
正式	Trân trọng,	最常見的商業郵件結尾,安全萬用
半正式	Trân trọng,	略比 Trân trọng 溫暖,現代職場常用
半正式	Với những lời chúc tốt đẹp nhất,	有往來關係的客戶或夥伴
輕鬆	Cảm ơn,	熟識的同事, 或請求協助後的感謝
輕鬆	Chúc mừng!,	英式英文常見,較非正式

常見工作英文電子郵件錯誤 [Những sai lầm thường gặp cần tránh]

避免這些常見錯誤,讓你的英文郵件更加專業。

在協助台灣上班族提升商業英文的過程中,我們整理出以下最常見的錯誤:

1. “Xin vui lòng…” - 重複客氣
   “Làm ơn” 和 “vui lòng” 都是客氣詞,不需要同時使用。選一個就好:用 “Xin hãy làm X” 或 “Vui lòng lưu ý rằng…” 即可。
2. “Theo” 濫用
   “Theo yêu cầu của bạn” 聽起來非常生硬過時。現代商業英文更常說 “Như bạn yêu cầu” 或 “Đáp lại yêu cầu của bạn”。
3. 過度使用 “Tôi” 開頭
   連續多句都以 “I” 開頭會讓郵件顯得自我中心。嘗試重組句子:把 “Tôi đã đính kèm…” 改成 “Đính kèm là…” 或 “Xin hãy tìm phần đính kèm…”。
4. thêm “Trả lời” hoặc “Trả lời tất cả”
   Trả lời tất cả Bạn có thể làm được điều đó.
5. 把 “Cảm ơn” 放在開頭
   “Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn” 應該放在結尾或獨立成一句,不是開頭問候語的替代品。開頭還是要用 “Kính gửi…” 或 “Xin chào…”。
6. 忘記主旨行
   Bạn có thể làm được điều đó.

完整工作英文電子郵件範例 [Mẫu email công việc mẫu]

參考這些範本,讓你的英文郵件快速上手。

範例一:詢價郵件

Chủ thể: Yêu cầu tư vấn: Giá cả và tình trạng sẵn có của sản phẩm – Đơn hàng quý 3

Kính gửi bà Chen,

Tôi viết thư này để hỏi về giá cả và tình trạng sẵn có của các thiết bị Model X300 của quý công ty cho đơn đặt hàng quý 3 của chúng tôi.

Vui lòng cung cấp báo giá cho 500 sản phẩm, bao gồm chi phí vận chuyển đến Đài Bắc. Ngoài ra, vui lòng cho chúng tôi biết thời gian giao hàng dự kiến?

Tôi rất mong nhận được phản hồi trước cuối tuần này để chúng ta có thể hoàn tất kế hoạch ngân sách.

Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của bạn.

Trân trọng,
Kevin Lin
Trưởng phòng Thu mua, Công ty TNHH Công nghệ ABC.

範例二:延遲通知郵件

Chủ thể: Cập nhật: Giao hàng bị chậm trễ – Đơn hàng #TW-2026-0312

Kính gửi ông Roberts,

Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về sự chậm trễ ngoài dự kiến trong việc giao hàng đơn đặt hàng #TW-2026-0312 của bạn.

Do sự cố sản xuất tại nhà máy, lô hàng sẽ được giao vào ngày 15 tháng 4 thay vì ngày 8 tháng 4. Tôi thành thật xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra.

Chúng tôi đang nỗ lực để giảm thiểu sự chậm trễ và sẽ liên tục cập nhật thông tin cho bạn. Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Cảm ơn sự kiên nhẫn và thông cảm của bạn.

Trân trọng,
Amy Wang
Nhân viên Dịch vụ Khách hàng

Bạn có thể làm được điều đó không? 英文單字記憶法完全指南學習如何有效記憶商業英文詞彙。

進階商務英文情境應用 [Advanced Business Email Scenarios]

掌握進階商務英文情境，讓你在複雜的國際商務環境中游刃有餘。

除了基礎句型，真實的商務環境還會遇到更複雜的溝通情況。以下針對台灣上班族最常遇到的進階情境，提供實用的句型和策略：

處理客戶抱怨 [Handling Customer Complaints]

客戶不滿時，用詞選擇直接影響關係維護。避免防禦性語言，專注於解決方案：

• “I understand your frustration, and I sincerely apologize for the inconvenience.” — 先同理再道歉
• “Let me look into this matter immediately and get back to you within 24 hours.” — 具體時間承諾
• “To ensure this doesn’t happen again, we have implemented the following changes…” — 說明改善措施
• “As a gesture of goodwill, we would like to offer…” — 提供補償時的正式表達

跨文化溝通注意事項 [Cross-Cultural Communication Tips]

與不同文化背景的同事合作時，語言的細微差異可能造成誤解。台灣商務人士特別需要注意：

與美國同事：美式英文偏好直接表達。”Could you possibly…” 可以簡化為 “Could you please…” 避免過度客套顯得不夠有效率。

與英國同事：英式英文更重視禮貌用語。”I wonder if you might consider…” 或 “If it’s not too much trouble…” 這類表達更受歡迎。

與日本客戶：即使用英文溝通，也要保持高度正式性。多用 “Thank you for your understanding” 和 “Please accept our sincere gratitude” 等表達尊重的句型。

會議後續與決議確認 [Meeting Follow-ups and Decision Confirmation]

國際會議後，及時發送總結郵件確保所有參與者理解一致：

• “Thank you for participating in today’s meeting. Here’s a summary of the key points discussed…”
• “Based on our discussion, the agreed action items are as follows…”
• “Please confirm if I have captured everything accurately, or let me know if any adjustments are needed.”
• “The next steps we discussed are: [numbered list with deadlines and responsible parties]”

這類郵件不只是記錄，更是確保專案順利推進的管理工具。在台灣的國際公司環境中，能夠撰寫清晰的會議摘要常常是升職考慮的重要因素。

談判與價格協商用語 [Negotiation and Price Discussion Language]

商務談判需要既堅定又禮貌的語調：

• “We appreciate your proposal, however, our budget constraints require us to explore alternative options.”
• “Would there be any flexibility in the pricing structure if we increased the order volume?”
• “We value our partnership and hope we can find a mutually beneficial solution.”
• “Let me discuss this internally and get back to you with our final decision by [date].”

記住：在英文商務溝通中，「NO」很少直接說出口。學會用委婉但明確的方式表達立場，是專業溝通的關鍵技能。

遠距工作英文溝通技巧 [Remote Work Communication Skills]

後疫情時代，遠距工作成為常態。視訊會議、即時通訊、異步協作都需要不同的英文溝通策略：

視訊會議開場：

• “Can everyone see and hear me clearly?” — 會議開始的技術確認
• “Let me share my screen and walk you through the presentation.” — 螢幕分享說明
• “Please feel free to interrupt with questions as we go along.” — 鼓勵互動參與
• “Due to the time zone differences, I’ll send a recording to those who couldn’t join.” — 考慮時差問題

數位協作溝通：

• “I’ve updated the shared document with my comments highlighted in blue.” — 文件協作說明
• “The deadline is approaching fast — could we have a quick sync call to align?” — 提議同步討論
• “I’m working in a different time zone this week, so please expect delayed responses.” — 時差溝通預期設定
• “Please tag me in urgent matters so I don’t miss them in the channel.” — 即時通訊使用指南

危機處理與緊急溝通 [Crisis Communication and Urgent Matters]

當發生緊急情況時，清晰、冷靜的英文溝通能有效控制局面：

系統故障通報：

Chủ thể: URGENT: System Outage Affecting Customer Portal

Team,

We are experiencing a critical system outage affecting our customer portal as of 14:30 Taiwan time. Our IT team is investigating the issue and implementing emergency protocols.

Immediate Actions:
• All customer inquiries should be redirected to the backup support line
• Sales team: Please notify existing clients about the temporary service disruption
• Marketing: Hold all promotional campaigns until further notice

I will provide hourly updates until the issue is resolved. Next update: 15:30.

Thank you for your immediate attention to this matter.

這類緊急通知的關鍵是：標題明確、時間具體、行動清晰、更新頻率承諾。在國際公司環境中，能夠在危機時刻發出清晰指令的員工，往往被視為領導潛力股。

工作英文電子郵件快速參考表 [Tóm tắt tham khảo nhanh]

郵件部分	推薦句型
主旨行	Cần hành động / Theo dõi / Thông tin / Thư mời / Khẩn cấp
正式開頭	Kính gửi ông/bà [Họ], / Kính gửi [Tên],
說明目的	Tôi viết thư này để hỏi về / Tôi đang theo dõi vấn đề / Vui lòng xem tài liệu đính kèm.
提出請求	Tôi rất mong bạn vui lòng giúp đỡ / Liệu điều đó có thể được không?
道歉	Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ / Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi / Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn.
結尾句	Vui lòng đừng ngần ngại liên hệ với tôi / Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.
Kết thúc	Trân trọng / Kính chào / Trân trọng cảm ơn

Bạn có thể làm được điều đó không? 10 năm kinh nghiệm每天只需幾分鐘,持續進步。

從今天開始,把這些句型存在手邊,每次寫英文郵件時對照套用。熟能生巧——寫個 10-20封之後, 這些句型就會變成你的第二本能,工作英文將不再是你的弱點,而是你的職場利器。

Nguồn

1. Viện McKinsey Toàn cầu – Nền kinh tế xã hội: Khai phá giá trị và năng suất thông qua công nghệ xã hội — 報告指出知識工作者每週花費 28% 的工作時間在電子郵件上
2. Grammarly – Báo cáo về tình hình giao tiếp trong kinh doanh — 調查商業書面溝通能力對職涯發展的影響
3. Harvard Business Review – Hãy ngừng nói “Vui lòng xem tệp đính kèm” — 分析商業電子郵件中過時用語及現代替代表達