Cụm từ email tiếng Anh thương mại: 7 mẹo cần biết | 英文Email

Viết các cụm từ email tiếng Anh thương mại Việc viết email chính xác là yếu tố quyết định giữa việc chốt được hợp đồng và mất đi một hợp đồng. Đối với các chuyên gia Đài Loan (台灣專業人士) thường xuyên viết email cho khách hàng quốc tế mỗi ngày, việc có sẵn các mẫu email tiếng Anh (English email examples) phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và xây dựng lòng tin.

Hướng dẫn này cung cấp cho bạn 7 cụm từ tiếng Anh thương mại hiệu quả trong email（7個實用商業英文Email短語）được lấy trực tiếp từ các tình huống thực tế tại nơi làm việc ở Đài Bắc, Tân Trúc và Đài Trung. Mỗi cụm từ bao gồm 英文商業Email範例 mà bạn có thể sao chép, dán và tùy chỉnh cho email của riêng mình.

Tại sao kỹ năng email tiếng Anh thương mại lại quan trọng ở Đài Loan 為什麼商業英文Email技巧很重要

Nền kinh tế Đài Loan vận hành dựa trên thương mại quốc tế và các mối quan hệ đối tác công nghệ. Hơn 701.300 tỷ đô la GDP đến từ xuất khẩu, điều này có nghĩa là hàng triệu chuyên gia cần viết những văn bản rõ ràng, hiệu quả. Email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh Mỗi ngày.

Khoảng trống ở đây là gì? Hầu hết các khóa học tiếng Anh ở đây tập trung vào kỹ năng nói và ngữ pháp. Họ bỏ qua một số phần khác. 商業書信開頭（mở thư kinh doanh）, 英文信件結尾署名（đăng xuất thích hợp] và những cụm từ tinh tế khiến cho email nghe có vẻ tự nhiên hơn là lúng túng.

7 cụm từ này sẽ giúp khắc phục thiếu sót đó — từng email một.

Cụm từ 1: “Tôi hy vọng email này sẽ tìm được bạn” — Người mở đầu chuyên nghiệp 專業開場白

Đây là chuẩn mực vàng (黃金標準) cho phần mở đầu email bằng tiếng Anh thương mại. Nó thân thiện, chuyên nghiệp và được chấp nhận rộng rãi trong văn hóa kinh doanh phương Tây.

Khi nào nên sử dụng nó

• Gửi email lần đầu cho các liên hệ mới（新聯絡人）
• Những email gửi cho khách hàng mà bạn chưa liên lạc gần đây
• Bất kỳ thư từ kinh doanh chính thức nào (正式商業書信)

英文Email範例 (Ví dụ):

Kính gửi ông Johnson,

Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe. Tôi viết thư này để tiếp tục cuộc thảo luận của chúng ta tại triển lãm Computex tuần trước.

Sai lầm phổ biến của người Đài Loan cần tránh 台灣人常犯的錯誤:
Đừng viết “Kính thưa ông/bà” khi bạn biết tên người nhận. Cách viết này nghe thiếu thân mật và lỗi thời. Luôn luôn sử dụng tên người nhận bất cứ khi nào có thể.

Các biến thể 其他用法:

• “Tôi hy vọng bạn đang làm tốt” - bình thường hơn một chút (稍微不正式)
• “Tôi hy vọng bạn có một ngày cuối tuần tuyệt vời” - cá nhân và thân thiện（個人化且友善）
• “Cảm ơn bạn đã trả lời nhanh chóng” - khi trả lời ai đó

Cụm từ 2: “Tôi viết thư để hỏi về…” - Nêu rõ mục đích của bạn 說明來信目的

Sự rõ ràng mang lại kết quả. Email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh. Các chuyên gia phương Tây mong đợi bạn nêu rõ mục đích của mình trong hai câu đầu tiên. Cụm từ này làm đúng như vậy.

Khi nào nên sử dụng nó

• Yêu cầu thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc giá cả
• Hỏi về cơ hội việc làm（詢問工作機會）
• Tìm kiếm thông tin chi tiết về quan hệ đối tác（尋求合作夥伴詳情）

英文Email範例 (Ví dụ):

Kính gửi bà Chen,

Tôi hy vọng email này đến tay bạn trong tình trạng sức khỏe tốt. Tôi viết thư này để hỏi về các giải pháp lưu trữ đám mây của công ty bạn dành cho khách hàng doanh nghiệp.

Cụm từ tương tự 類似短語：

• “Tôi liên hệ về…” — cách nói hơi thân mật hơn một chút.
• “Tôi muốn trao đổi về…” — với những người bạn đã quen biết.
• “Tôi đang liên hệ với bạn để liên hệ với…” - rất trang trọng（非常正式)

Mẹo chuyên nghiệp 專業建議: Giữ đoạn mở đầu của bạn dưới 3 câu. Những lời giới thiệu dài dòng (冗長的開場白) là một lỗi phổ biến của các nhà văn Đài Loan, những người cảm thấy họ cần phải lịch sự hơn. Trong văn hóa kinh doanh của Anh, sự ngắn gọn thể hiện sự tôn trọng thời gian của người đọc.

Cụm từ 3: “Vui lòng tìm tệp đính kèm…” - Tài liệu chia sẻ 專業地分享文件

Tệp đính kèm (Attachments) là một thực tế thường nhật trong giao tiếp kinh doanh. Cụm từ này là cách chuẩn để đề cập đến chúng trong... các cụm từ email tiếng Anh thương mại.

英文Email範例 (Ví dụ):

Vui lòng xem báo cáo doanh số quý 3 đính kèm. Tôi đã đánh dấu các chỉ số quan trọng ở trang 4.

Các lựa chọn thay thế tốt hơn

• “Tôi đã đính kèm đề xuất sửa đổi để bạn tham khảo”（我已附上修改後的提案供您參考）
• “Đính kèm là bảng giá cập nhật như đã thảo luận”（如先前討論，附上更新的價目表）
• “Bạn sẽ tìm thấy bản trình bày trong email này.”

Lỗi thường gặp Nhiều chuyên gia Đài Loan viết: “Vui lòng xem tệp đính kèm bên dưới.” Đây là cũng vậy Dài dòng. "Vui lòng xem tệp đính kèm" hoặc đơn giản là "Tôi đã đính kèm" thì ngắn gọn và chuyên nghiệp hơn.

Cụm từ 4: “Bạn có thể vui lòng…?” — Đưa ra những yêu cầu lịch sự 禮貌地提出請求

Việc đưa ra yêu cầu trong email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh đòi hỏi sự cân bằng tinh tế. Quá trực tiếp thì có vẻ bất lịch sự; quá gián tiếp thì lại không rõ ràng. Câu “Could you please…?” (Bạn có thể vui lòng…?) đạt được sự cân bằng tối ưu.

So sánh các cách tiếp cận này

• ❌ “Gửi tập tin cho tôi.” — quá trực tiếp, nghe như mệnh lệnh（太直接，像命令）
• ❌ “Tôi tự hỏi liệu bạn có thể gửi cho tôi…” — quá gián tiếp
• ✅ “Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi tệp tin đã cập nhật trước thứ Sáu được không?” — perfect balance（完美平衡）

Thế giới thực

“Vui lòng xác nhận ngày giao hàng cho đơn hàng #TW-2026-0891?”

“"Bạn có thể chia sẻ biên bản cuộc họp hôm qua qua điện thoại được không?"”

“"Bạn có thể cho tôi biết lịch rảnh của bạn vào tuần tới không?"”

Thêm sự khẩn cấp một cách lịch sự 禮貌地表達緊急性:

• “Bạn có thể vui lòng liên hệ lại với tôi vào cuối ngày được không?” — mức độ khẩn cấp vừa phải (中等緊急程度)
• “Tôi rất mong nhận được phản hồi của bạn sớm nhất có thể” — hạn chót mềm (soft deadline)
• “Việc này rất khẩn cấp, nên tôi rất mong nhận được phản hồi nhanh chóng” — mức độ khẩn cấp cao (high urgency)

Cụm từ 5: “Chỉ theo dõi…” — Nghệ thuật theo dõi 後續追蹤的藝術

Email theo dõi (follow-up emails) có lẽ là những email quan trọng nhất mà bạn sẽ viết. Các nghiên cứu cho thấy 80% giao dịch cần ít nhất 5 email theo dõi, nhưng hầu hết mọi người lại bỏ cuộc sau chỉ một email.

Công thức kỳ diệu 魔法公式:

Chào David,

Tôi viết thư này để nhắc lại về đề xuất hợp tác mà tôi đã gửi trước đó. Tôi hiểu là anh/chị bận rộn, nhưng tôi muốn chắc chắn rằng thư này không bị thất lạc trong hộp thư đến của anh/chị.

Bạn có rảnh 15 phút trong tuần này để thảo luận chi tiết không?

Lời khuyên quan trọng dành cho các chuyên gia Đài Loan 給台灣專業人士的關鍵建議:

1. Chờ 3-5 ngày làm việc（等待3-5個工作天）trước lần theo dõi đầu tiên của bạn
2. Vui lòng tham khảo email gốc.(提及原始信件) để họ có thể tìm thấy nó
3. Thêm giá trị mới（增加新的價值）— đừng lặp lại chính mình
4. Nói ngắn gọn thôi（保持簡短）— dưới 100 từ là lý tưởng

Các biến thể 變化用法:

• “Tôi muốn quay lại…” - bình thường hơn một chút（稍微輕鬆）
• “Tiếp nối cuộc trò chuyện của chúng ta từ [ngày]…” — đề cập đến một cuộc thảo luận cụ thể
• “Tôi đang kiểm tra về…” - nhẹ nhàng và không tự đề cao (溫和不具壓迫感)

Cụm từ 6: “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm” - 英文信件結尾署名

Cách bạn kết thúc email cũng quan trọng như cách bạn bắt đầu nó. Sự kết thúc mạnh mẽ (有力的結尾) để lại ấn tượng tích cực lâu dài (正面的持久印象). Nhận của bạn 英文信件結尾署名 Kỹ năng phán đoán đúng đắn là một kỹ năng mà mọi chuyên gia Đài Loan đều cần.

Cách kết thúc tốt nhất cho các tình huống khác nhau

Sau khi đưa ra yêu cầu 提出請求後：

“Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.”

Sau khi cung cấp thông tin 提供資訊後:

“Xin vui lòng liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”（如有任何問題，請隨時與我聯繫。)

Sau cuộc họp

“"Cảm ơn bạn đã thảo luận hiệu quả ngày hôm nay. Tôi sẽ gửi các mục hành động vào ngày mai."

Tùy chọn đăng xuất 結尾署名選項:

• “Trân trọng,” — an toàn, chuyên nghiệp toàn cầu（安全、普遍專業）
• “Trân trọng,” - ấm áp hơn một chút（稍微溫暖）
• “Trân trọng,” — dành cho những người bạn biết rõ
• “Tốt nhất,” — bình thường nhưng chấp nhận được（輕鬆但可接受）

Tránh 避免使用: “"Yours faithfully" và "Yours sincerely" nghe có vẻ lỗi thời trong giao tiếp email kinh doanh hiện đại bằng tiếng Anh. Nên sử dụng các biến thể của "regards".

Cụm từ 7: “Theo cuộc thảo luận của chúng ta…” - Tham khảo thông tin liên lạc trước đó 引用先前的溝通

Cụm từ này rất cần thiết để duy trì các luồng thông tin liên lạc rõ ràng (溝通脈絡) trong các cụm từ email tiếng Anh thương mại. Nó giúp cả hai bên luôn đồng tình.

英文Email範例 (Ví dụ):

Chào Jennifer,

Theo như cuộc thảo luận qua điện thoại hôm thứ Hai, tôi đã chuẩn bị ngân sách sửa đổi cho chiến dịch tiếp thị quý 2. Tổng cộng là 1.445.000 USD, bao gồm cả chi phí quảng cáo kỹ thuật số mà chúng ta đã thống nhất.

Tại sao điều này lại quan trọng với các chuyên gia Đài Loan 為什麼這對台灣專業人士重要：

Trong kinh doanh đa văn hóa, những hiểu lầm thường xuyên xảy ra. Bằng cách tham khảo các cuộc trò chuyện trước đó, bạn tạo ra một hồ sơ bằng văn bản giúp bảo vệ cả hai bên. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các đối tác ở nước ngoài thuộc các múi giờ khác nhau.

Các lựa chọn thay thế 替代用法:

• “Như chúng ta đã thảo luận trước đó…”（如我們之前所討論的…)
• “Tiếp tục cuộc trò chuyện của chúng ta…”（延續我們的對話…)
• “Như đã đề cập trong cuộc gặp trước của chúng ta…”（如在上次會議中提到的…)

Mẫu email tiếng Anh thương mại hoàn chỉnh 完整商業英文Email範本

Dưới đây là cách 7 cụm từ này kết hợp với nhau trong một email thực tế mà một chuyên gia tại Đài Loan có thể gửi:

Chủ đề: Theo dõi đề xuất hợp tác — TechCorp Đài Loan

Kính gửi bà Williams,

Tôi hy vọng email này đến tay bạn trong trạng thái tốt. Tôi viết thư này để tiếp tục thảo luận về... Cuộc gặp của chúng tôi tại CES Asia tháng trước về một quan hệ đối tác phân phối tiềm năng.

Theo như cuộc thảo luận của chúng ta, Tôi đã chuẩn bị một bản đề xuất chi tiết nêu rõ cơ hội thị trường tại Đài Loan và Đông Nam Á. Vui lòng xem tệp đính kèm. Bản đề xuất đầy đủ cùng với hồ sơ công ty của chúng tôi.

Bạn có thể vui lòng Vui lòng xem xét đề xuất và cho tôi biết ý kiến của bạn trước ngày 30 tháng 3 nhé? Chúng tôi rất muốn tiến hành trước khi chu kỳ lập kế hoạch quý 2 bắt đầu.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm. Tôi mong chờ cơ hội được hợp tác cùng bạn.

Trân trọng,
Kevin Lin
Quản lý Phát triển Kinh doanh
TechCorp Đài Loan | kevin.lin@techcorp.com.tw

Hãy để ý cách mỗi cụm từ nối tiếp nhau một cách tự nhiên. Email này rõ ràng, chuyên nghiệp và lịch sự — chính xác là những gì các đối tác kinh doanh quốc tế mong đợi từ một email như thế này. Email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh giao tiếp.

Xem và học: Mẹo viết email bằng tiếng Anh 觀看學習:英文Email寫作技巧

Để biết thêm các mẹo thực tế về cách viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp, hãy xem video hướng dẫn tuyệt vời này:

Tham khảo nhanh: Bảng ghi chú các cụm từ email tiếng Anh thương mại 快速參考小抄

Tình huống	Cụm từ email tiếng Anh thương mại 商業英文短語	tính hình thức
Khai mạc 商業書信開頭	Tôi hy vọng email này sẽ đến tay bạn trong tình trạng sức khỏe tốt.	⭐⭐⭐
Mục đích	Tôi viết thư này để hỏi về…	⭐⭐⭐
Tệp đính kèm	Vui lòng xem tệp đính kèm…	⭐⭐⭐
Yêu cầu	Bạn có thể vui lòng…?	⭐⭐
Theo dõi	Tôi chỉ muốn bổ sung thêm thông tin về…	⭐⭐
Kết thúc 英文信件結尾署名	Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm.	⭐⭐⭐
Tài liệu tham khảo	Theo như cuộc thảo luận của chúng ta…	⭐⭐⭐

Các bước tiếp theo: Luyện tập tạo nên sự hoàn hảo

Đọc về những điều này các cụm từ email tiếng Anh thương mại Đây mới chỉ là khởi đầu. Dưới đây là cách để biến chúng thành một phần trong thói quen hàng ngày của bạn:

1. Lưu bài viết này vào mục yêu thích（將本文加入書籤）và tham khảo khi viết email
2. Hãy luyện tập viết lại những email cũ của bạn.(練習改寫舊郵件) sử dụng những cụm từ này
3. Hãy nhờ đồng nghiệp xem xét lại.(請同事審閱)những email quan trọng của bạn trước khi gửi
4. Đọc các email tiếng Anh bạn nhận được（閱讀收到的英文郵件）và chú ý cách người bản xứ sử dụng những cụm từ này

Cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng viết email tiếng Anh thương mại là thông qua việc luyện tập thường xuyên. Hãy bắt đầu với một cụm từ hôm nay, nắm vững nó, rồi thêm một cụm từ khác vào tuần sau. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ viết được những email gây ấn tượng với khách hàng và đồng nghiệp trên toàn thế giới.

Để biết thêm các mẹo học tiếng Anh dành riêng cho người Đài Loan đi làm và sinh viên, hãy xem các bài viết khác của chúng tôi về... 18K tiếng Anh. Hãy chia sẻ hướng dẫn này với các đồng nghiệp của bạn — những cụm từ tiếng Anh thương mại tốt hơn trong email sẽ mang lại lợi ích cho tất cả mọi người trong văn phòng!

Nguồn thông tin

• Làm chủ kỹ năng giao tiếp tiếng Anh: 10 cụm từ thiết yếu hàng ngày — nâng cao kỹ năng nói hàng ngày của bạn
• Talaera: Hơn 150 cụm từ email hữu ích — Tài liệu tham khảo toàn diện về các cụm từ email
• Hướng dẫn viết email của Grammarly — Mẹo bổ sung từ một công cụ học ngôn ngữ đáng tin cậy
• Tạp chí Harvard Business Review: Viết email với độ chính xác như quân đội. — Các chiến lược nâng cao dành cho các chuyên gia bận rộn