Email doanh nghiệp bằng tiếng Anh: Cách viết email chuyên nghiệp

Bạn có cần viết email bằng tiếng Anh cho công việc của mình không? Bạn không phải là người duy nhất. Rất nhiều người ở Đài Loan viết email tiếng Anh mỗi ngày. Nhưng viết một email thương mại bằng tiếng Anh (Business English) tốt có thể khó. Bạn có thể lo lắng về ngữ pháp. Bạn có thể không biết nên dùng từ tiếng Anh nào cho đúng. Có thể bạn viết quá nhiều, hoặc có thể bạn viết quá ít.

Tin vui là: viết email tiếng Anh tốt hơn là một kỹ năng bạn có thể học được. Bạn không cần phải giỏi tiếng Anh hoàn hảo. Bạn chỉ cần biết đúng định dạng, đúng cách diễn đạt và một vài quy tắc đơn giản. Hướng dẫn này sẽ dạy bạn mọi thứ bạn cần biết về cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh. Cho dù bạn làm việc ở Thiên Mẫu (Tianmu), Thạch Lâm (Shilin) hay bất cứ nơi nào ở Đài Bắc, những lời khuyên này sẽ giúp bạn giao tiếp tốt hơn trong công việc.

為什麼商業英文Email這麼重要？(Tại sao email tiếng Anh thương mại lại quan trọng đến vậy?)

Trong thế giới hiện đại, email vẫn là phương thức giao tiếp hàng đầu mà mọi người sử dụng tại nơi làm việc. Theo... Hội đồng Anh, Trên toàn thế giới, email vẫn là hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất. Ngay cả với các ứng dụng như LINE và Slack, email vẫn là cách chuyên nghiệp nhất để liên lạc với khách hàng, đối tác và người quản lý.

Đối với người dân Đài Loan, điều này rất quan trọng. Nhiều công ty ở đây hợp tác với các đối tác quốc tế. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực thương mại, công nghệ, tài chính hoặc bất kỳ lĩnh vực kinh doanh toàn cầu nào, rất có thể bạn viết email tiếng Anh mỗi tuần. Một email được viết tốt có thể giúp bạn có được khách hàng mới. Một email viết kém có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội đó.

Dưới đây là một số lý do tại sao kỹ năng email 商業英文 (tiếng Anh thương mại) lại quan trọng:

• 專業形象 (Hình ảnh chuyên nghiệp) — Những email hay sẽ giúp bạn trông thông minh và đáng tin cậy.
• 清楚溝通 (Giao tiếp rõ ràng) — Email rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
• 職業發展 (Phát triển nghề nghiệp) — Nhà tuyển dụng đánh giá cao những người lao động có khả năng viết tiếng Anh tốt.
• 國際合作 (Hợp tác quốc tế) — Những email hiệu quả giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt với các đối tác toàn cầu.

Dù bạn đang tìm kiếm một lớp học tiếng Anh cấp tốc ở Đài Bắc hay muốn tự mình nâng cao kỹ năng, việc nắm vững những kiến thức cơ bản về email là một trong những điều hữu ích nhất bạn có thể làm cho sự nghiệp của mình.

英文Email的基本架構 (Cấu trúc cơ bản của một email tiếng Anh)

Mỗi email tiếng Anh tốt đều tuân theo một cấu trúc rõ ràng. Hãy nghĩ về nó như việc xây một ngôi nhà. Bạn cần một nền móng vững chắc. Dưới đây là năm phần chính của mỗi email 商業英文 (tiếng Anh thương mại):

1. 主旨行 (Dòng chủ đề)

Tiêu đề email là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy. Nó nên ngắn gọn và rõ ràng. Chỉ với vài từ, hãy cho người đọc biết email nói về điều gì.

Ví dụ điển hình:

• Chương trình nghị sự cuộc họp ngày 10 tháng 3
• Hóa đơn #2045 — Hạn thanh toán ngày 15 tháng 3
• Theo dõi: Yêu cầu mẫu sản phẩm
• Câu hỏi về danh mục sản phẩm mới của bạn

Ví dụ không tốt:

• Xin chào (太模糊 - quá mơ hồ)
• CẤP BÁCH!!!! (太誇張 - kịch tính quá)
• Không có dòng chủ đề (收件人不知道內容 - người đọc không biết nó nói về cái gì)

2. 問候語 (Lời chào)

Lời chào được đặt ngay sau dòng tiêu đề. Trong email tiếng Anh, chúng ta luôn bắt đầu bằng một lời chào lịch sự. Lời chào bạn sử dụng phụ thuộc vào mức độ quen biết giữa bạn và người nhận.

Trang trọng (正式):

• Kính gửi ông Chen,
• Kính gửi bà Lin,
• Kính gửi người quản lý tuyển dụng,

Bán trang trọng (半正式):

• Chào David,
• Chào buổi sáng, Sarah,

Không chính thức (非正式):

• Chào John,
• Chào cả nhóm,

Một lỗi thường gặp là dùng “Dear” (Kính gửi) với tên riêng mà không có họ. Trong tiếng Anh thương mại, “Dear” thường đi kèm với Ông/Bà (Mr./Ms.) + họ. Nếu muốn thân mật hơn, hãy dùng “Hi” (Chào) hoặc “Hello” (Xin chào) với tên riêng.

3. 正文 (Thân)

Phần nội dung chính của email là phần quan trọng nhất. Hãy viết ngắn gọn và mạch lạc. Hầu hết các email kinh doanh nên có từ 3 đến 5 đoạn ngắn. Mỗi đoạn nên đề cập đến một điểm chính.

Đây là một công thức hữu ích cho cơ thể:

1. 開場白 (Mở đầu) — Tại sao bạn lại viết thư? (“Tôi viết thư để hỏi về…”)
2. 細節 (Chi tiết) — Cung cấp thông tin quan trọng.
3. 行動要求 (Kêu gọi hành động) — Bạn muốn người đọc làm gì? (“Vui lòng gửi cho tôi…”)

4. 結尾語 (Kết thúc)

Lời kết là cách bạn kết thúc email trước khi ghi tên. Dưới đây là các lời kết phổ biến được xếp hạng từ trang trọng nhất đến ít trang trọng nhất:

• Trân trọng, (最正式 - trang trọng nhất)
• Trân trọng, (正式 - trang trọng)
• Trân trọng, (半正式 - bán trang trọng)
• Tốt nhất, (不太正式 - ít trang trọng hơn)
• Cảm ơn, (較隨意 - bình thường)

5. 簽名檔 (Chữ ký)

Chữ ký email của bạn nên bao gồm họ tên đầy đủ, chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ. Điều này giúp người đọc biết bạn là ai và cách liên lạc với bạn.

Ví dụ:

Trân trọng,
Amy Wang
Trưởng phòng Marketing, Công ty ABC Trading.
Số điện thoại: 02-2871-XXXX
Email: amy.wang@abctrading.com

實用商業英文Email範例 (Ví dụ email tiếng Anh thương mại hữu ích)

Cách tốt nhất để học là xem các ví dụ thực tế. Dưới đây là bốn loại email thương mại (tiếng Anh công sở) phổ biến mà bạn có thể cần viết trong công việc.

範例一：自我介紹信 (Ví dụ 1: Email giới thiệu)

Khi gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác mới, bạn có thể cần gửi email giới thiệu. Dưới đây là một mẫu đơn giản:

Chủ đề: Giới thiệu — Amy Wang, ABC Trading

Kính gửi ông Johnson,

Tôi tên là Amy Wang, và tôi là Giám đốc Marketing tại công ty ABC Trading ở Đài Bắc. Tôi nhận được thông tin liên hệ của bạn từ Hội chợ Thương mại Đài Loan tuần trước.

Tôi muốn tìm hiểu thêm về các sản phẩm của công ty bạn. Bạn có rảnh để trao đổi ngắn qua điện thoại vào tuần tới không?

Cảm ơn bạn đã dành thời gian. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,
Amy Wang

範例二：詢價信 (Ví dụ 2: Email hỏi giá)

Nhiều người ở Đài Loan cần viết thư hỏi giá (詢價信) cho công việc. Điều này rất phổ biến trong thương mại quốc tế. Dưới đây là một ví dụ hữu ích:

Chủ đề: Yêu cầu báo giá — Tấm màn hình LED

Kính gửi đội ngũ bán hàng,

Tôi viết thư này để hỏi về giá cả của các tấm màn hình LED (Model X200) của quý công ty.

Chúng tôi muốn đặt mua 500 sản phẩm. Vui lòng gửi cho tôi bảng giá và thông tin về các tùy chọn vận chuyển đến Đài Bắc, Đài Loan.

Vui lòng cho tôi biết thời gian giao hàng dự kiến.

Cảm ơn bạn đã giúp đỡ.

Trân trọng,
David Lin
Phòng Mua hàng, Tập đoàn XYZ.

範例三：會議安排信 (Ví dụ 3: Email yêu cầu họp)

Chủ đề: Yêu cầu họp — Kế hoạch tiếp thị quý 2

Chào Sarah,

Tôi muốn lên lịch một cuộc họp để thảo luận về kế hoạch tiếp thị quý 2 của chúng ta. Anh/chị có rảnh vào thứ Năm, ngày 12 tháng 3, lúc 2 giờ chiều không?

Cuộc họp dự kiến kéo dài khoảng 30 phút. Tôi sẽ gửi lời mời tham dự cuộc họp qua lịch sau khi bạn xác nhận.

Vui lòng cho tôi biết nếu thời gian này phù hợp với bạn, hoặc đề xuất thời gian khác.

Tốt nhất,
Amy Wang

範例四：感謝信 (Ví dụ 4: Email cảm ơn)

Chủ đề: Cảm ơn vì cuộc gặp hôm nay

Kính gửi ông Johnson,

Cảm ơn bạn đã dành thời gian gặp gỡ tôi hôm nay. Tôi thực sự rất thích thú khi được tìm hiểu về dòng sản phẩm mới của công ty bạn.

Như chúng ta đã thảo luận, tôi sẽ gửi catalog cho bạn vào thứ Sáu. Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Tôi rất mong được hợp tác với bạn.

Trân trọng,
Amy Wang

常見錯誤與修正 (Những lỗi thường gặp và cách khắc phục)

Nhiều người học tiếng Anh ở Đài Loan thường mắc những lỗi tương tự khi viết email. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất, cùng với các mẹo khắc phục. Tránh những lỗi này sẽ giúp email tiếng Anh của bạn trở nên tốt hơn rất nhiều.

錯誤一：太冗長 (Lỗi 1: Viết quá nhiều)

Nhiều người viết email rất dài vì muốn tỏ ra lịch sự. Nhưng trong văn hóa kinh doanh Anh, ngắn gọn lại tốt hơn. Hãy cố gắng giữ email của bạn dưới 200 từ. Đi thẳng vào vấn đề.

❌ Quá dài: “Tôi viết email này hôm nay để kính mong quý vị xem xét việc gửi cho tôi tài liệu mà chúng ta đã thảo luận trong cuộc họp chiều thứ Ba tuần trước, nếu quý vị có thời gian và nếu việc này không quá phiền phức.”

✅ Tốt hơn: “"Vui lòng gửi cho tôi tài liệu mà chúng ta đã thảo luận hôm thứ Ba?"”

錯誤二：語氣太直接 (Sai lầm 2: Quá trực tiếp)

Trong tiếng Trung, sự thẳng thắn là điều bình thường. Nhưng trong email tiếng Anh, chúng ta thường sử dụng ngôn từ nhẹ nhàng hơn. Điều này không có nghĩa là bạn yếu đuối. Nó có nghĩa là bạn lịch sự.

❌ Quá thẳng thắn: “Hãy gửi cho tôi bản báo cáo.”

✅ Lịch sự: “"Vui lòng gửi cho tôi bản báo cáo được không?"”

❌ Quá thẳng thắn: “Bạn đã mắc lỗi trong hóa đơn.”

✅ Lịch sự: “Tôi nhận thấy có một sự khác biệt nhỏ trong hóa đơn. Vui lòng kiểm tra lại giúp tôi.”

錯誤三：用錯問候語 (Lỗi 3: Chào hỏi sai cách)

Không nên dùng “Dear” chỉ với tên riêng. “Dear John” nghe rất kỳ lạ trong tiếng Anh thương mại. Thay vào đó, hãy dùng “Dear Mr. Smith” hoặc “Hi John”. Ngoài ra, hãy tránh dùng “Dear Sir/Madam” trừ khi bạn thực sự không biết người mình đang viết thư cho là ai. Cách dùng này nghe rất lỗi thời.

錯誤四：忘記校對 (Sai lầm 4: Không hiệu đính)

Luôn luôn đọc lại email một lần trước khi gửi. Kiểm tra lỗi chính tả, sai tên và thiếu tệp đính kèm. Một lỗi nhỏ cũng có thể để lại ấn tượng xấu. Hướng dẫn qua email của Từ điển Cambridge Đây là một công cụ tuyệt vời để kiểm tra ngữ pháp và văn phong của bạn.

錯誤五：附件忘了附 (Sai lầm 5: Quên tệp đính kèm)

Ai cũng từng gặp phải tình huống này! Bạn viết "Vui lòng xem tệp đính kèm" nhưng lại quên đính kèm tệp. Trước khi nhấn gửi, hãy kiểm tra kỹ xem tệp đính kèm đã có chưa. Một mẹo hữu ích: hãy đính kèm tệp trước, rồi mới viết email.

必學的英文Email常用句型 (Cụm từ email tiếng Anh phải học)

Dưới đây là một số cụm từ quan trọng bạn nên ghi nhớ cho email tiếng Anh thương mại (Business English). Hãy giữ danh sách này ở gần bàn làm việc của bạn. Tất cả đều dễ học và rất hữu ích. Bạn có thể luyện tập những từ vựng và cụm từ tiếng Anh này mỗi ngày.

開場白 (Cụm từ mở đầu)

• “Tôi viết thư này để hỏi về…” (我寫信來詢問…)
• “Tôi đang viết về…” (我寫信來關於…)
• “Tôi hy vọng email này sẽ đến được với bạn.” (希望您一切安好。)
• “Cảm ơn vì email của bạn.” (感謝您的來信。)
• “Theo dõi cuộc trò chuyện của chúng ta…” (接續我們的對話…)

請求 (Đưa ra yêu cầu)

• “Bạn có thể vui lòng…?” (可以請您…?)
• “Liệu có thể…?” (是否可以…?)
• “Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể…” (如果您能…我會很感激。)
• “Bạn có phiền gửi tôi không…?” (您介意寄給我…嗎？)

道歉 (Xin lỗi)

• “Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ.” (抱歉耽擱了。)
• “Xin lỗi vì sự bất tiện này.” (不便之處敬請見諒。)
• “Tôi xin lỗi vì sự nhầm lẫn.” (對於造成的混淆感到抱歉。)

結尾 (Cụm từ kết thúc)

• “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.” (期待您的回覆。)
• “Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.” (如有問題請告知。)
• “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự cân nhắc.” (感謝您的時間和考慮。)
• “Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.” (請不要猶豫聯繫我。)

英文Email寫作的進階技巧 (Mẹo nâng cao khi viết email bằng tiếng Anh)

Khi đã nắm vững những điều cơ bản, hãy thử những mẹo nâng cao này để làm cho email của bạn trở nên tốt hơn nữa. Đây là những kỹ thuật mà các chuyên gia sử dụng trong giao tiếp tiếng Anh thương mại thực tế.

使用項目符號 (Sử dụng dấu đầu dòng)

Khi bạn có nhiều điểm cần chia sẻ, hãy sử dụng danh sách gạch đầu dòng. Điều này giúp email của bạn dễ đọc hơn. Nhiều người chỉ lướt qua email rất nhanh. Danh sách gạch đầu dòng giúp họ tìm thấy thông tin quan trọng một cách nhanh chóng.

Ví dụ: Thay vì viết một đoạn văn dài về những gì bạn cần, hãy thử:

“Để hoàn tất đơn hàng, tôi cần những thứ sau:
• Địa chỉ công ty của bạn
• Ngày giao hàng mong muốn
• Phương thức thanh toán”

注意語氣 (Chú ý đến giọng điệu)

Email không có giọng nói. Người đọc không thể nghe thấy giọng điệu của bạn. Vì vậy, bạn cần lựa chọn từ ngữ cẩn thận. Những từ như “làm ơn,” “vui lòng,” và “sẽ” làm cho email của bạn nghe ấm áp và chuyên nghiệp hơn. Tránh sử dụng toàn bộ chữ in hoa (nghe như đang hét) hoặc quá nhiều dấu chấm than (!!!).

了解文化差異 (Hiểu sự khác biệt về văn hóa)

Các quốc gia khác nhau có phong cách email khác nhau. Người Mỹ thường thân thiện và thoải mái. Người Anh thì có xu hướng trang trọng hơn. Doanh nhân Nhật Bản và Hàn Quốc cũng sử dụng ngôn ngữ rất trang trọng. Khi viết thư cho người từ quốc gia khác, hãy cố gắng bắt chước phong cách của họ. Đây là một phần quan trọng của việc học tiếng Anh dành cho người trưởng thành (Adult English).

Ví dụ, một người Mỹ có thể viết: “Hey Tom, just checking in about the project.” Một người Anh có thể viết: “Dear Mr. Smith, I wanted to follow up regarding the project timeline.” Cả hai đều đúng, nhưng phong cách khác nhau.

用AI工具幫忙檢查 (Sử dụng công cụ AI để kiểm tra email của bạn)

Các công cụ như Grammarly và chức năng kiểm tra chính tả tích hợp trong Gmail hoặc Outlook có thể giúp bạn phát hiện lỗi. Tuy nhiên, những công cụ này không hoàn hảo. Chúng không thể hiểu ngữ cảnh như một giáo viên thực thụ. Đó là lý do tại sao tham gia một khóa học tiếng Anh với giáo viên thực thụ vẫn là cách tốt nhất để cải thiện khả năng tiếng Anh của bạn. 18K tiếng Anh trên Tianmu, Các lớp học tiếng Anh dành cho người lớn (Adult English) của chúng tôi bao gồm thực hành viết văn bản thương mại với phản hồi từ các giáo viên thực thụ.

如何每天練習英文Email寫作 (Cách Luyện Viết Email Tiếng Anh Mỗi Ngày)

Để viết email bằng tiếng Anh thương mại tốt hơn cần phải luyện tập. Dưới đây là một số việc đơn giản bạn có thể làm mỗi ngày để cải thiện kỹ năng của mình:

1. 讀英文Email (Đọc email tiếng Anh) — Hãy chú ý cách người bản ngữ viết. Để ý những cụm từ họ sử dụng, cách họ bắt đầu và kết thúc bài viết, và độ dài email của họ.
2. 學習新單字 (Học từ vựng mới) — Mỗi tuần, hãy học 5-10 từ tiếng Anh mới liên quan đến kinh doanh. Viết chúng ra và cố gắng sử dụng chúng trong email tiếp theo của bạn.
3. 模仿範例 (Sao chép ví dụ) — Hãy tìm các mẫu email trực tuyến và luyện tập viết lại chúng bằng lời văn của riêng bạn. Phòng thí nghiệm viết OWL của Purdue Có rất nhiều ví dụ miễn phí mà bạn có thể tham khảo.
4. 請人幫你看 (Yêu cầu ai đó đánh giá) — Hãy nhờ đồng nghiệp hoặc giáo viên đọc lại những email quan trọng của bạn trước khi gửi. Có thêm một người xem xét lại luôn hữu ích.
5. 記錄常用句型 (Giữ một cuốn sách ngữ pháp) — Lưu các cụm từ email hữu ích vào ghi chú trên điện thoại. Khi cần viết email, hãy kiểm tra danh sách đó trước.
6. 設定小目標 (Đặt mục tiêu nhỏ) — Hãy cố gắng viết một email thực hành mỗi ngày. Không cần phải dài. Ngay cả một email 50 từ cũng được tính là luyện tập.

Nếu bạn muốn thực hành có hệ thống với phản hồi, hãy cân nhắc tham gia lớp học 商業英文 (Tiếng Anh Thương mại). Tại 18K tiếng Anh, Chúng tôi cung cấp các lớp học được thiết kế đặc biệt dành cho người lớn đang đi làm tại khu vực Thiên Mẫu và Thạch Lâm. Giáo viên của chúng tôi sẽ giúp bạn thực hành viết email trong môi trường thực tế và đưa ra phản hồi cá nhân về bài viết của bạn.

工作面試與商業英文的關係 (Mối liên hệ giữa phỏng vấn xin việc và tiếng Anh thương mại)

Kỹ năng viết email của bạn cũng rất quan trọng khi bạn tìm việc. Lần tiếp xúc đầu tiên với một công ty thường là qua email. Một email xin việc được viết tốt có thể giúp bạn có được một cuộc phỏng vấn. Một email cẩu thả có thể khiến đơn xin việc của bạn bị loại bỏ.

Khi ứng tuyển vào các công việc, hãy nhớ những lời khuyên này:

• Hãy sử dụng tiêu đề email chuyên nghiệp: “Đơn xin việc vị trí Quản lý Marketing — Amy Wang”
• Hãy giữ nội dung email ngắn gọn — tối đa 3 đoạn.
• Đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn dưới dạng tệp PDF.
• Kiểm tra kỹ lại tên công ty và tên người quản lý tuyển dụng.
• Hãy sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, chứ không phải những địa chỉ kiểu như coolboy99@yahoo.com

Nếu bạn đang chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn xin việc, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về... 英文面試 (Phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh) Câu hỏi, Câu trả lời & Lời khuyên Để được hỗ trợ thêm.

在天母和士林學商業英文 (Học tiếng Anh thương mại ở Tianmu và Shilin)

Nếu bạn sống hoặc làm việc gần 天母 (Tianmu) hoặc 士林 (Shilin), bạn có lợi thế lớn. 18K English là một 英文補習班 (trường dạy tiếng Anh) địa phương chuyên về 成人英文 (Tiếng Anh người lớn) và 商業英文 (Tiếng Anh thương mại). Các khóa học của chúng tôi được thiết kế dành cho những người bận rộn muốn cải thiện kỹ năng tiếng Anh của mình một cách nhanh chóng.

Dưới đây là những điểm khác biệt giữa việc học tại trường địa phương và việc tự học:

• 真人老師 (Người thầy thực sự) — Bạn nhận được phản hồi trực tiếp về bài viết của mình, chứ không chỉ là kết quả kiểm tra từ máy tính.
• 小班制 (Lớp học nhỏ) — Có thêm nhiều cơ hội để thực hành và đặt câu hỏi.
• 實用教材 (Tài liệu thực hành) — Chúng tôi sử dụng các email kinh doanh thực tế, chứ không phải các ví dụ trong sách giáo khoa.
• 彈性時間 (Lịch trình linh hoạt) — Các lớp học được thiết kế dành cho người lớn đang đi làm, có cả lựa chọn học buổi tối và cuối tuần.
• 本地社群 (Cộng đồng địa phương) — Gặp gỡ các chuyên gia khác ở 天母 (Tianmu) và 士林 (Shilin), những người cũng đang cải thiện tiếng Anh của mình.

Dù bạn là người hoàn toàn mới bắt đầu hay đã có trình độ tiếng Anh trung cấp, luôn luôn có chỗ để cải thiện kỹ năng viết tiếng Anh thương mại (Business English). Điều quan trọng là hãy bắt đầu luyện tập ngay bây giờ. Mỗi email bạn viết là một cơ hội để tiến bộ.

Thăm nom Hướng dẫn của chúng tôi về việc học tiếng Anh tại Tianmu Tìm hiểu thêm về các lớp học và chương trình tại 18K English. Email kinh doanh tuyệt vời tiếp theo của bạn có thể chỉ cách một lớp học nữa thôi!